لطالما كانت الشيكات وسيلة شائعة للدفع بين الشركات، حيث تقدم شكلاً ملموساً ويمكن تتبعه من المعاملات. ومع ذلك، مع تقدم التكنولوجيا، تزداد المخاطر المرتبطة بمدفوعات الشيكات التقليدية. لقد أصبحت الأنشطة الاحتيالية التي تستهدف الشيكات أكثر تطوراً، مما دفع الشركات إلى البحث عن حلول آمنة ومريحة.
لطالما اقتصر مستخدموIntuit QuickBooks تقليديًا على طباعة الشيكات على مخزون الشيكات المطبوعة مسبقًا، مما قد يعرض البيانات المالية الحساسة للسرقة المحتملة. في منشور المدونة هذا، سنستكشف كيف يسمح تكامل TROY FlexPay مع QuickBooks للمستخدمين بالطباعة مباشرةً على مخزون شيكات فارغة، وسنقوم خطوة بخطوة في عملية كيفية طباعة الشيكات باستخدام QuickBooks وTROY FlexPay في 5 خطوات سهلة.
لا يخفى على أحد أننا نتجه نحو مشهد رقمي بشكل متزايد عندما يتعلق الأمر بالمدفوعات، ولكن تظل الشيكات شكلاً شائعاً ومقبولاً على نطاق واسع من أشكال الدفع في عالم الأعمال. حوالي 40% من المدفوعات بين الشركات لا تزال تُدفع عن طريق الشيكات، حيث لا تزال 81% من الشركات تستخدم الشيكات بشكل ما. لماذا؟
هناك العديد من الفوائد للدفع بالشيكات. فبالنسبة لمعظم الشركات، توفر الشيكات مساراً ورقياً شاملاً يسهل تتبعه أكثر من المدفوعات البرقية. ودعونا لا ننسى ما هو واضح، فالشيكات مقبولة لدى معظم الشركات. في بعض الحالات، لا يمكن للشركات قبول أي شكل آخر من أشكال الدفع لأنها لم تعتمد أي طرق دفع رقمية؛ في بعض الحالات، قد يكون من الأسهل بكثير على الشركة قبول الشيكات بالطريقة القديمة بدلاً من إنشاء نظام جديد تماماً لقبول وتطبيق الدفع النقدي.
إذا كنت صاحب شركة صغيرة تتولى مسؤوليات العمليات اليومية وإدارة التدفق النقدي، فمن المهم ألا تتعامل مع مدفوعات البائعين على أنها أمر ثانوي. من الضروري الاستعداد لإصدار شيكات فعلية للبائعين الذين يفضلون طريقة الدفع هذه. على الرغم من أن QuickBooks يوفر إمكانية طباعة الشيكات مباشرةً أو من خلال عمليات التكامل المختلفة، إلا أنه من المهم ملاحظة أن هذه الوظيفة تقتصر عادةً على مخزون الشيكات المطبوعة مسبقًا، مما يفرض اعتبارًا إضافيًا.
قد يكون مخزون الشيكات المطبوعة مسبقاً غني عن الشرح؛ عادةً ما تتضمن الشيكات المطبوعة مسبقاً معلومات حساسة مثل رقم الحساب ورقم التوجيه وتفاصيل أخرى مطبوعة على سطر MICR (التعرف على الأحرف بالحبر المغناطيسي). قد يبدو هذا الأمر غير ضار، ولكن مع تزايد خطر الاحتيال في الشيكات، حيث تضاعف منذ عام 2021 إلى 680,000 حالة تم الإبلاغ عنها، قد ترغب في التفكير في الحصول على أمان أفضل لمدفوعاتك عند طباعة الشيكات من QuickBooks. يشكل استخدام مخزون الشيكات المطبوعة مسبقاً تهديداً كبيراً حيث يمكن اعتراض هذه المستندات بسهولة من قبل الجهات السيئة، مما يؤدي إلى وصول غير مصرح به واحتيال محتمل.
إذا كنت تدير أعمالاً متعددة أو شركة ذات حسابات جارية متعددة، فإنك تواجه مشكلة أكبر عند استخدام مخزون الشيكات المطبوعة مسبقاً. أنت تخاطر بالطباعة على مخزون شيكات خاطئ وسحب الأموال من الشركة أو الحساب الخاطئ، ناهيك عن الإزعاج الناتج عن الاضطرار إلى تغيير مخزون الشيكات في طابعتك لكل شيك مطبوع.
نعم، نعلم أن هناك الكثير من الأمور التي يجب استيعابها، ولكن لا داعي للقلق، فالحل مع TROY FlexPay.
إن أصحاب الأعمال الصغيرة الذين يجدون أنفسهم ينفقون وقتاً ومالاً زائداً عن الحد، بينما يزيدون عن غير قصد من مخاطر الاحتيال من خلال استخدام مخزون الشيكات المطبوعة مسبقاً، أصبح لديهم الآن حلاً فعالاً في متناول أيديهم - منصة TROY FlexPay.
بصفتها مزودًا لحلول QuickBooks، تقدم TROY برنامج TROY FlexPay، وهو برنامج مبتكر لأتمتة الحسابات الدائنة QuickBooks، والذي لا يتيح لك فقط تبسيط عملية دفع الفواتير الخاصة بك، بل يمنحك دليلًا لكيفية طباعة الشيكات باستخدام QuickBooks على مخزون شيكات فارغة. باستخدام TROY FlexPay، يمكنك تخصيص شيكات شركتك بسلاسة. بالإضافة إلى طباعة خطوط MICR على مخزون فارغ، يمكنك بسهولة دمج شعار شركتك وتوقيعك الرقمي دون عناء، مما يوفر لمسة آمنة وشخصية لشيكاتك. هل لديك فضول حول العملية؟ دعنا نتعمق في التفاصيل.
هذا بسيط مثل النقر على زر. فقط انتقل إلى علامة تبويب الإعدادات داخل TROY FlexPay، وانقر على "التطبيقات". بمجرد وصولك إلى هناك، ما عليك سوى النقر على "الاتصال ب QuickBooks" واتبع الخطوات.
بمجرد المزامنة مع QuickBooks، انتقل إلى قسم "الملف الشخصي للشركة" في شريط الأدوات. من هناك، يمكنك إدخال اسم شركتك، واسم جهة الاتصال الرئيسية الخاصة بك، وتحميل شعار شركتك ليتم عرضه على الشيك الخاص بك.
بعد تحميل شعار شركتك، ستحتاج إلى تحميل توقيعك الرقمي. ارجع إلى قسم "الإعدادات" في شريط الأدوات، وانقر على علامة التبويب "الحسابات المصرفية". بمجرد وصولك إلى هناك، يمكنك ملء جميع معلومات حسابك الضرورية بما في ذلك اسم شركتك، وعنوانها، واسم البنك الذي تتعامل معه وموقعه، وحسابك ورقم التوجيه.
من علامة تبويب الحسابات البنكية نفسها، يمكنك تحميل صورة لتوقيعك لتتم طباعتها على الشيكات.
من علامة تبويب الإعدادات نفسها، انتقل إلى علامة التبويب "طرق الدفع". قم بالتبديل إلى "طباعة الشيك الخاص بك". من هناك، قم بالتمرير لأسفل واختر "طباعة نموذج شيك" من القائمة المنسدلة. قبل الطباعة، تأكد من أن كل شيء يبدو جيداً من خلال عرض نموذج الشيك الخاص بك. للقيام بذلك، انقر على الزر الموجود بجوار القائمة المنسدلة مباشرةً.
بطبيعة الحال، لطباعة الشيكات فعليًا، ستحتاج إلى أكثر من مجرد برنامج محاسبة ومرة أخرى، فإن TROY هنا مع الحل. لقد كانت TROY رائدة في مجال أمن الشيكات والمستندات لأكثر من 60 عامًا مع مجموعة من منتجات طباعة الشيكات الآمنة. لطباعة الشيكات بأمان على مخزون فارغ من مكتبك، ستحتاج إلى حل TROY المتكامل، بما في ذلك:
حبر MICR Toner Secure: حبر MICR Toner Secure من TROY الحائز على براءة اختراع هو حبر MICR Secure الوحيد الذي يحمي بشكل فعال من تقنيات الاحتيال مثل غسل الشيكات. إن أي شيك مطبوع باستخدام حبر MICR Toner Secure سوف يتحول لونه إلى اللون الأحمر في حالة محاولة أي تغيير كيميائي، مما يجعله الحبر الأكثر مقاومة للاحتيال في العالم.
طابعات TROY HP MICR: إن شراكتنا مع شركة HP التي تمتد لـ 30 عامًا مع OEM تجعلنا الشركة الوحيدة المصرح لها بتعزيز طابعات HP الآمنة بالميزات والأمان اللازمين لطباعة الشيكات MICR. تأتي طابعات TROY HP MICR مزودة بتقنية تحديد الموضع الدقيق، بحيث تتم طباعة خطوط MICR دائمًا في المساحة الصحيحة، واستشعار الحبر بحيث لا تطبع شيكات بدون MICR، وغير ذلك الكثير.
مع سعي الشركات للتكيف مع المشهد المتطور باستمرار للمعاملات المالية، يصبح الأمان أمرًا بالغ الأهمية. يوفر تكامل TROY FlexPay مع QuickBooks حلاً لا يوفر فقط عملية شاملة وسهلة لكيفية طباعة الشيكات باستخدام QuickBooks، ولكنه يوفر أيضًا الراحة والمرونة التي تتطلبها الشركات الحديثة. من خلال الاستفادة من هذه التقنية المبتكرة على مخزون الشيكات على بياض، يمكن للشركات التخفيف من المخاطر المرتبطة بمدفوعات الشيكات التقليدية وتبني سير عمل مالي أكثر أماناً وفعالية.
لتحديد موعد للعرض التوضيحي، تفضل بزيارة موقع TROY FlexPay