كيف قامت إحدى المناطق التعليمية الكبرى بتحويل طباعة الشيكات باستخدام AssurePay Check

التحدي

عندما وصل برنامج طباعة الحسابات المستحقة الدفع وطباعة شيكات الرواتب في المنطقة التعليمية إلى نهاية عمره الافتراضي، واجه قسم الشؤون المالية تحديات متعددة. كان الاعتماد على دونجل USB مادي للوصول إلى البرنامج يمثل عائقاً تشغيلياً كبيراً. بالإضافة إلى ذلك، فإن افتقار البرنامج إلى الدعم المستمر جعل الفريق عرضة للمخاطر الأمنية والأعطال الفنية.

كان الفريق بحاجة إلى حل جديد يمكنه الاستغناء عن دونجل USB، ويوفر إمكانية وصول أفضل، ويضمن دعم البرامج على المدى الطويل. وأضاف مدير كشوف المرتبات: "كنا نعمل بتقنية عفا عليها الزمن لفترة طويلة جداً، وكان ذلك يؤثر على قدرة القسم بأكمله على الأداء بكفاءة". "كنا بحاجة إلى شيء مصمم لتلبية احتياجات اليوم، وليس الماضي."

الحل

بعد عملية تقييم شاملة، اختارت المنطقة التعليمية برنامج AssurePay Check من TROY ليحل محل حل طباعة الشيكات القديم. وكان الدافع وراء هذا القرار هو الحاجة إلى نظام أكثر حداثة وفعالية وأماناً من شأنه القضاء على الاختناقات التشغيلية التي تسببها البرمجيات القديمة. وقد وفر AssurePay Check مرونة الوصول عن بُعد دون الحاجة إلى دونجل USB فعلي، مما وفر راحة فورية من التحديات اللوجستية التي كان يواجهها الفريق.

كان قسم الشؤون المالية بحاجة إلى حل يمكنه تبسيط سير العمل وتوفير معالجة آمنة للشيكات لكل من الحسابات المستحقة الدفع وكشوف المرتبات وتقديم نوع الدعم والتحديثات المستمرة اللازمة لتجنب سيناريوهات نهاية العمر الافتراضي في المستقبل. وقد تحقق AssurePay Check من كل هذه المربعات وأكثر من ذلك

✅ وصول بدون دونجل USB: كان أحد الأسباب الرئيسية لاختيار AssurePay Check هو قدرته على الاستغناء عن الحاجة إلى دونجل USB. وقد أتاح ذلك للفريق المزيد من المرونة، مما سمح لهم بالوصول إلى النظام من محطات عمل متعددة وحتى عن بُعد إذا لزم الأمر. 

✅ الدعم طويل الأجل والتوافر العالي: على عكس النظام السابق، جاء نظام AssurePay Check مع دعم مستمر وتحديثات منتظمة وضمان توافر عالٍ. وقد منح ذلك الفريق الثقة في أنهم سيستخدمون نظامًا آمنًا وموثوقًا في المستقبل. 

✅ سهولة الانتقال: كانت عملية تنفيذ AssurePay Check سلسة، حيث قدم فريق TROY دعمًا مخصصًا لمساعدة المنطقة على الانتقال بسلاسة. تم دمج البرنامج دون أي تعطل كبير، مما سمح للفريق المالي بالتكيف بسرعة مع النظام الجديد.

"أردنا حلاً لا يحل مشكلة اليوم فحسب، بل يضمن أيضاً أننا لن نواجه أزمة برمجيات أخرى في المستقبل. وقد منحنا AssurePay Check هذه الثقة." 

النتائج

أدى تطبيق AssurePay Check إلى تحسين العمليات المالية للمنطقة التعليمية بشكل كبير. فقد أتاحت إزالة جهاز USB الدونجل لفريق الشؤون المالية العمل بمرونة وكفاءة أكبر، والوصول إلى النظام من أي مكان دون قيود سابقة. ساعدت هذه المرونة المكتشفة حديثاً على تبسيط سير العمل وتعزيز التعاون بشكل أفضل بين الأقسام.

بالإضافة إلى ذلك، منحت ميزات الأمان المحسّنة التي توفرها AssurePay Check الفريق الثقة في حماية البيانات المالية الحساسة، مما يضمن أن جميع المعاملات آمنة ومتوافقة مع لوائح الصناعة.

وبفضل الدعم المستمر والتحديثات المنتظمة للبرامج، لم تعد المنطقة تشعر بالقلق من مخاطر استخدام تكنولوجيا قديمة أو مواجهة أوقات تعطل غير متوقعة. كان الانتقال إلى نظام AssurePay Check سلساً، مع الحد الأدنى من الاضطرابات، وسرعان ما تكيف قسم الشؤون المالية مع النظام الجديد. ونتيجة لذلك، تحسنت معنويات الفريق، ويعمل القسم الآن بكفاءة وأمان وثقة متزايدة في عملياته المالية.