يستخدم اتحاد عمال المقاولات والبناء الكبير AssurePay Check وTROY MICR Solutions لتحقيق الكفاءة والإنتاجية في عمليات طباعة الشيكات.

التحدي

واجه العميل العديد من العقبات التشغيلية في عملية الحسابات المستحقة الدفع (AP). فقد كان الفريق يعتمد على طابعة شيكات قديمة ذات تغذية دبوس تغذية قديمة تستخدم نماذج مطبوعة مسبقاً، وهي طريقة أصبحت غير موثوقة بشكل متزايد. لم يكن برنامج طباعة الشيكات الذي كانوا يستخدمونه قديمًا وغير مدعوم فحسب، بل كان معقدًا للغاية أيضًا، مما تسبب في حدوث أعطال متكررة.

وبدون القدرة على تلقي التحديثات أو الدعم الفني الكافي، كافح قسم الحسابات الجارية للحفاظ على تشغيل النظام. وأدت الأعطال المستمرة في طابعة MICR ذات التغذية الدبوسية إلى زيادة تعقيد الأمور، مما أدى إلى اختناقات في سير العمل وعدم الكفاءة.

وقد أوضحت هذه التحديات أن الترقية لم تكن مفيدة فحسب، بل كانت ضرورية للقسم لكي يعمل بفعالية.

الحل

قاد محلل مبرمج العميل عملية البحث عن حل أكثر موثوقية وفعالية.

في البداية، نظر في العديد من الخيارات، بما في ذلك ترقية طابعة التغذية بالدبابيس الموجودة لديهم واستخدام برامج طباعة الشيكات التجارية الأخرى. ومع ذلك، فإن العديد من هذه البدائل إما أنها كانت تتطلب الاستمرار في استخدام النماذج المطبوعة مسبقاً، أو كانت تفتقر إلى إمكانات طباعة MICR القوية، أو لم توفر المرونة التي كانوا يبحثون عنها في السحابة. كان الهدف هو إيجاد حل يمكنه التعامل مع كل من احتياجات البرامج والأجهزة بسلاسة.

بعد تقييم الخيارات المتاحة عبر الإنترنت، وجد أن AssurePay Check من TROY يتميز بواجهة سهلة الاستخدام، وقدراته السحابية، وميزات الأمان القوية، مما يسهل إدارة الشيكات وطباعتها من أي مكان

AssurePay وفرت الشيكات المقترنة بطابعة TROY MICR Secure حلاً لكل مشكلة كان العميل يواجهها.

✅وقت تعطل البرنامج: يوفر AssurePay Check للعملاء وقت تشغيل للخدمة بنسبة 99.7% بدعم من خوادم Microsoft Azure المجمعة وخدمات التوافر العالي، مما يضمن توفر البرنامج لطباعة الشيكات.

✅ سهولة الاستخدام: تسمح واجهة مستخدم AssurePay Check للحسابات المستحقة الدفع والمسؤولين بالوصول إلى ميزات البرنامج الرئيسية حسب أدوار المستخدمين. تتم إضافة مستخدمين إضافيين إلى النظام السحابي في غضون دقائق معدودة.

✅ تحسين الكفاءة: يتيح التخلص من الأجهزة القديمة والاستفادة من مخزون الشيكات الفارغة للحسابات الدائنة تحقيق الكفاءة التشغيلية.

"منحنى التعلم على AssurePay والقدرة على إدارة المستخدمين منإداري دور إداري، كان عمليا صفر لأن البرنامج بسيط وبديهي للغاية. إذا كنت سأقوم بإنشاء برنامج لطباعة الشيكات على السحابة، فهذه هي الطريقة التي سيعمل بها بالضبط"

النتائج

منذ تطبيق طابعات TROY AssurePay Check وطابعات TROY MICR، شهد فريق الحسابات الدائنة لدى عملائنا تحسناً كبيراً في الكفاءة وسير العمل بشكل عام. وقد أدى الانتقال إلى نظام AssurePay Check إلى تقليل الوقت المستغرق في العمليات اليدوية بشكل كبير والتخلص من الكثير من العبء المعرفي غير الضروري المرتبط بنظامهم السابق.

كان أحد أكثر التغييرات تأثيرًا هو القدرة على إعادة طباعة الشيكات الفردية بسهولة من ملف دُفعات الشيكات الحالية دون أي متاعب. ما كان يتطلب في السابق التواصل ذهابًا وإيابًا مع أعضاء الفريق وإدخال يدوي يستغرق وقتًا طويلاً يمكن الآن القيام به دون أي جهد تقريبًا. وقد أتاحت هذه البساطة المكتشفة حديثًا لفريق AP التركيز على المهام ذات القيمة الأعلى وتقليل الضغط التشغيلي.

ونتيجة لذلك، أصبح الفريق الآن قادرًا على إنشاء الشيكات بشكل أسرع، مع عدد أقل من الأخطاء والانقطاعات، مما يساهم في عملية طباعة شيكات أكثر سلاسة وموثوقية.