تحديث العمليات المالية باستخدام نظام AssurePay Check في نظام جامعة تكساس إيه آند إم

التحدي

لم تكن إدارة العمليات المالية لأعضاء نظام تكساس إيه آند إم البالغ عددهم 22 عضوًا مهمة سهلة. فمع نظامها القديم، نظام Secure 32، واجهت الجامعة العديد من أوجه القصور اليومية. وأشار كلينت ميريت، المدير التنفيذي لعمليات الإدارة المالية:

"كان النظام قديمًا وغير قائم على السحابة ويتطلب منا تخزين كل شيء وصيانته محليًا. إذا تعطل شيء ما، أصبح حل المشكلة دون وجود مورد تقني عائقاً خطيراً." 

احتفظ كل عضو في النظام بمثيله المنفصل، مما أدى إلى تجزئة الأقسام. وأضافت مساعدة مدير دعم تكنولوجيا المعلومات، ميليسا راي:

 "لم نتمكن من دعم أعضاء النظام الفرديين عند فشل عمليات التحقق الخاصة بهم. لم يكن لدينا رؤية أو قدرة على استيراد الملفات على مستوى النظام، مما أدى إلى إبطاء العمليات بشكل كبير."

كانت العمليات اليومية مرهقة بشكل خاص. وشملت بعض أوجه عدم الكفاءة الأكثر شيوعًا الموافقات اليدوية على الشيكات والاعتماد على أجهزة دونجل الأمنية المادية لمهام الطباعة. وقد تفاقمت هذه المشاكل بسبب عدم وجود رقابة مركزية، مما زاد من صعوبة معالجة الأخطاء ومواءمتها مع المعايير. 

الحل

بعد الحصول على توصية من ويلز فارجو وسيتي بنك، دخلت تكساس إيه آند إم في شراكة مع TROY لتنفيذ AssurePay Check، وهو إطار عمل مركزي قائم على السحابة وحد جميع العمليات المالية.

كان تنفيذ نظام AssurePay Check سلساً، وساعد على ذلك الدعم القوي من فريق TROY. وأبرزت ميليسا راي أهميته، قائلة:

 "كانت معرفة فريق الدعم وتجاوبه من الميزات البارزة. ورغم أننا أمضينا وقتاً إضافياً في توحيد اصطلاحات التسمية والملفات الشخصية، إلا أن الأمر كان يستحق العناء لتحقيق الاتساق بين أعضاء النظام." 

من خلال اعتماد تدفقات عمل وقوالب موحدة لسير العمل، تخلصت تكساس إيه آند إم من التجزئة، مما سهّل إدارة العمليات عبر الأقسام.

أصبحت ميزات مثل الموافقات اليدوية على الشيكات وإعادة طباعتها سلسة، مما أدى إلى تحسين سهولة الاستخدام ونجاح عملية الإعداد لجميع المستخدمين. 

"وجود الجميع على مثيل واحد يجعل الحياة أسهل بكثير. فالتدريب والتنفيذ والصيانة أصبحت الآن سهلة ومباشرة." - ميليسا راي، مساعد مدير دعم تكنولوجيا المعلومات

النتائج

أدى تطبيق نظام AssurePay Check إلى تحسينات فورية وبعيدة المدى في العمليات المالية لشركة Texas A&M:

✅عمليات مبسطة: تم تقليل الوقت اللازم لمعالجة الشيكات لثمانية أعضاء أساسيين في النظام من 4 ساعات إلى أقل من ساعتين يوميًا، مما أدى إلى توفير كبير في الوقت.

✅التحكم المركزي: سمحت المنصة الموحّدة لفريقي كلينت وميليسا بالإشراف على جميع عمليات أعضاء النظام الـ 22 وإدارتها من مكان واحد، مما أتاح تعاوناً ودعماً أفضل.

✅الحد من الأخطاء: أدت الأتمتة وتوحيد القوالب إلى تقليل الأخطاء وزيادة المساءلة، مما ساعد بشكل خاص على حل المشكلات بسرعة عند حدوث أعطال. 

✅سهولة الاستخدام: بساطة النظام وسرعة استجابة المستخدمين من أعضاء النظام. لاحظت الجامعات الأصغر حجماً تحسينات كبيرة، بينما أصبحت الخدمات المشتركة للكيانات الأكبر حجماً أكثر كفاءة بكثير.

✅تجنب التكلفة: من خلال الإبقاء على جميع العمليات داخل الشركة، تجنبت Texas A&M التكاليف المرتفعة المرتبطة بالاستعانة بمصادر خارجية لطباعة الشيكات.

يوضح انتقال نظام جامعة Texas A&M University System إلى نظام AssurePay Check قيمة التكنولوجيا المستقبلية في تحديث العمليات المالية. فمن خلال تحسين الكفاءة وتقليل الأخطاء والتحكم المركزي، نجحت الجامعة في تحسين سير عمل المدفوعات لواحد من أكثر الأنظمة التعليمية تعقيداً واتساعاً في البلاد. يسلط كل من كلينت ميريت وميليسا راي الضوء على موثوقية AssurePay Check وسهولة استخدامه كعوامل رئيسية في نجاحه، مما يضع معيارًا جديدًا للتميز التشغيلي في التعليم العالي.

لخصت ميليسا الأمر على أفضل وجه، حيث قالت: "لقد سهّل هذا النظام كل شيء بالنسبة لنا، بدءًا من التنفيذ وحتى الصيانة المستمرة. إنه حل مصمم لتمكين الفرق من العمل بسلاسة عبر الأقسام المختلفة."