الحاجة أم الاختراع. في السنوات السابقة، كانت إدارة عمليات الحسابات المستحقة الدفع تمثل كابوساً مرعباً بسبب التحديات المتعلقة بتجميع الفواتير وإجراء مدفوعات آمنة للموردين. وقد أثبتت هذه المهمة التي تتطلب عمالة كثيفة أنها صعبة للغاية لدرجة أن ما يقرب من 80% من الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم (SMB) كانت تكافح للوفاء بالتزاماتها المالية. ولسوء الحظ، تُظهر الإحصاءات أن غالبية الشركات الصغيرة والمتوسطة التي تعاني من إدارة الحسابات المستحقة الدفع تتوقف عن العمل. ولمساعدة شركتك الصغيرة والمتوسطة على اجتياز عملية الحسابات المستحقة الدفع بنجاح، ستناقش هذه المدونة:
كيف تتلقى شركتك فواتيرها؟ عبر صندوق البريد أو عبر البريد الإلكتروني أو تسليمها باليد؟ بغض النظر عن طريقة التسليم، تقع مسؤولية ضمان عدم نسيان الفواتير أو وضعها في غير محلها على عاتقك. إن المعضلة بين اختيار أفضل طريقة لاستلام الفواتير لشركتك مقابل طريقة تسليم الفواتير التي يفضلها الموردون هي مجرد تحدٍ واحد تواجهه الشركات الصغيرة والمتوسطة في الحسابات المستحقة الدفع. يجب فحص الفواتير المستلمة ومقارنتها بعروض الأسعار قبل إرسال الدفع.
ينطوي إجراء المدفوعات أيضاً على تحديات. قد يختار بعض الموردين خيارات الدفع الإلكتروني، وقد يفضل البعض الآخر الشيكات الرقمية، بينما يفضل البعض الآخر تلقي الشيكات الورقية. وبالتالي، من المتوقع أن تتذكر طريقة الدفع التي يفضلها كل مورد، بالإضافة إلى تأمين عملية الدفع عند تنفيذ فواتيرك.
إن رقمنة عملية الحسابات الدائنة هي الخطوة الأولى لاستبدال النسخ الورقية من فواتيرك بسجلات رقمية غير قابلة للتلف. تعمل الرقمنة على تبسيط عملية حفظ السجلات للرجوع إليها في المستقبل، وتوفر رؤية مركزية لعملية الحسابات الدائنة لمؤسستك بالكامل، وتضيف طبقات أمان إضافية لحماية الأعمال. إن تطبيق TROY FlexPay هو أداة قوية لرقمنة الحسابات الدائنة الدائنة تمكّنك من الاستفادة من الأتمتة لتقليل التكلفة والعمل بكفاءة والقضاء على الاحتيال في الشيكات.
وفّر اختراع الكمبيوتر على البشرية آلاف ساعات العمل وبشّر بعصر المعلومات. يمكن مقارنة النقلة النوعية التي أحدثتها الحلول الرقمية في عملية الحسابات المستحقة الدفع بتأثير أجهزة الكمبيوتر. من خلال استخدام تطبيق TROY FlexPay، يمكنك التخلص من الأعمال الورقية والحصول على رؤى غير مسبوقة في الوقت الفعلي لالتزامات الموردين في شركتك. تضمن رؤية الأعمال التي يوفرها تطبيق TROY FlexPay إمكانية تحصيل الفواتير وتدقيقها ودفعها في وقت قياسي.
يمكنك الحصول على رؤية في الوقت الفعلي وأتمتة عملية الحسابات الدائنة باستخدام هذه الخطوات الثلاث السريعة:
بمجرد إنشائه، فإن الخطوة التالية هي ربط التطبيق بحساب QuickBooks الخاص بك. للقيام بذلك:
يمكنك أيضًا اختيار إدارة حساباتك المستحقة الدفع عن طريق تسجيل مدفوعات الفواتير على تطبيق TROY FlexPay أو إدخال بيانات الموردين إذا كنت لا تستخدم QuickBooks.
تضمن هذه الخيارات تعدد الاستخدامات والأمان اللازم لإجراء مدفوعات الموردين. تشمل ميزات الأمان مصادقة المستخدم متعددة العوامل، وتخصيص الشيكات، وأدوات التفويض للحد من مخاطر الاحتيال. وبمجرد إجراء الدفع، تقوم TROY FlexPay بتخزين سجل المدفوعات والبيانات بشكل حدسي لتبسيط المدفوعات المستقبلية.
إن مستقبل إدارة عمليات الحسابات المستحقة الدفع هو التحول الرقمي. يعمل TROY FlexPay على تبسيط هذه العملية باستخدام 3 خطوات سهلة لإعداد عملية الدفع والحفاظ عليها. وباستخدام التطبيق، يمكن إكمال عملية الإعداد والدفع في أقل من دقيقة كما هو موضح في هذا العرض التوضيحي يمكنك البدء بالتسجيل اليوم أو طلب عرض توضيحي لمشاهدة كيف يحول TROY FlexPay عملية الحسابات المستحقة الدفع رقمياً في دقائق.