3 خطوات سريعة لتبسيط عملية الدفع للحسابات المستحقة الدفع

الحاجة أم الاختراع. في السنوات السابقة، كانت إدارة عمليات الحسابات المستحقة الدفع تمثل كابوساً مرعباً بسبب التحديات المتعلقة بتجميع الفواتير وإجراء مدفوعات آمنة للموردين. وقد أثبتت هذه المهمة التي تتطلب عمالة كثيفة أنها صعبة للغاية لدرجة أن ما يقرب من 80% من الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم (SMB) كانت تكافح للوفاء بالتزاماتها المالية. ولسوء الحظ، تُظهر الإحصاءات أن غالبية الشركات الصغيرة والمتوسطة التي تعاني من إدارة الحسابات المستحقة الدفع تتوقف عن العمل. ولمساعدة شركتك الصغيرة والمتوسطة على اجتياز عملية الحسابات المستحقة الدفع بنجاح، ستناقش هذه المدونة:

• التحديات التي تواجهها الشركات الصغيرة والمتوسطة في الحسابات المستحقة الدفع.
• حل TROY FlexPay.
• رقمنة وتبسيط عملية الحسابات المستحقة الدفع باستخدام تطبيق TROY FlexPay.

معضلة الحسابات الدائنة

كيف تتلقى شركتك فواتيرها؟ عبر صندوق البريد أو عبر البريد الإلكتروني أو تسليمها باليد؟ بغض النظر عن طريقة التسليم، تقع مسؤولية ضمان عدم نسيان الفواتير أو وضعها في غير محلها على عاتقك. إن المعضلة بين اختيار أفضل طريقة لاستلام الفواتير لشركتك مقابل طريقة تسليم الفواتير التي يفضلها الموردون هي مجرد تحدٍ واحد تواجهه الشركات الصغيرة والمتوسطة في الحسابات المستحقة الدفع. يجب فحص الفواتير المستلمة ومقارنتها بعروض الأسعار قبل إرسال الدفع.

ينطوي إجراء المدفوعات أيضاً على تحديات. قد يختار بعض الموردين خيارات الدفع الإلكتروني، وقد يفضل البعض الآخر الشيكات الرقمية، بينما يفضل البعض الآخر تلقي الشيكات الورقية. وبالتالي، من المتوقع أن تتذكر طريقة الدفع التي يفضلها كل مورد، بالإضافة إلى تأمين عملية الدفع عند تنفيذ فواتيرك.

إن رقمنة عملية الحسابات الدائنة هي الخطوة الأولى لاستبدال النسخ الورقية من فواتيرك بسجلات رقمية غير قابلة للتلف. تعمل الرقمنة على تبسيط عملية حفظ السجلات للرجوع إليها في المستقبل، وتوفر رؤية مركزية لعملية الحسابات الدائنة لمؤسستك بالكامل، وتضيف طبقات أمان إضافية لحماية الأعمال. إن تطبيق TROY FlexPay هو أداة قوية لرقمنة الحسابات الدائنة الدائنة تمكّنك من الاستفادة من الأتمتة لتقليل التكلفة والعمل بكفاءة والقضاء على الاحتيال في الشيكات.

البدء في استخدام TROY FlexPay

وفّر اختراع الكمبيوتر على البشرية آلاف ساعات العمل وبشّر بعصر المعلومات. يمكن مقارنة النقلة النوعية التي أحدثتها الحلول الرقمية في عملية الحسابات المستحقة الدفع بتأثير أجهزة الكمبيوتر. من خلال استخدام تطبيق TROY FlexPay، يمكنك التخلص من الأعمال الورقية والحصول على رؤى غير مسبوقة في الوقت الفعلي لالتزامات الموردين في شركتك. تضمن رؤية الأعمال التي يوفرها تطبيق TROY FlexPay إمكانية تحصيل الفواتير وتدقيقها ودفعها في وقت قياسي.

يمكنك الحصول على رؤية في الوقت الفعلي وأتمتة عملية الحسابات الدائنة باستخدام هذه الخطوات الثلاث السريعة:

1. إنشاء حساب والربط مع QuickBooks - إن TROY FlexPay هو حل مبتكر للحسابات الدائنة يتكامل مع كل من QuickBooks Desktop وOnline لدفع فواتيرك. عملية إنشاء الحساب وعملية التكامل مع QuickBooks سلسة. يمكنك البدء في إنشاء حساب باستخدام الرابط هنا. لاحظ أنه يمكنك الاستفادة من الإصدار التجريبي المجاني لمدة 30 يوماً عند فتح حسابك.

بمجرد إنشائه، فإن الخطوة التالية هي ربط التطبيق بحساب QuickBooks الخاص بك. للقيام بذلك:

• انتقل إلى صفحة الإعدادات.
• انقر على "تطبيقات" واختر إصدار QuickBooks الخاص بك (مكتبي أو عبر الإنترنت).
• انقر فوق "الارتباط ب QuickBooks" وقدم تفاصيل تسجيل الدخول إلى QuickBooks.
• بمجرد تسجيل الدخول، يمكنك الاطلاع على فواتيرك ومعلومات الدفع المتعلقة بها.

يمكنك أيضًا اختيار إدارة حساباتك المستحقة الدفع عن طريق تسجيل مدفوعات الفواتير على تطبيق TROY FlexPay أو إدخال بيانات الموردين إذا كنت لا تستخدم QuickBooks.

2. إجراء المدفوعات - يوفر الوصول إلى QuickBooks مخططًا واضحًا لعملية إعداد الفواتير بالكامل ويمكنك أنت والمورّد تحديد خيار الدفع المفضل لديك. يوفر لك TROY FlexPay خيارات متعددة للوفاء بالتزامات الدفع الخاصة بك. وتشمل هذه الخيارات الدفع عن طريق الشيكات الرقمية أو التحويلات البنكية أو مدفوعات غرفة المقاصة الآلية أو طباعة الشيك الخاص بك.

تضمن هذه الخيارات تعدد الاستخدامات والأمان اللازم لإجراء مدفوعات الموردين. تشمل ميزات الأمان مصادقة المستخدم متعددة العوامل، وتخصيص الشيكات، وأدوات التفويض للحد من مخاطر الاحتيال. وبمجرد إجراء الدفع، تقوم TROY FlexPay بتخزين سجل المدفوعات والبيانات بشكل حدسي لتبسيط المدفوعات المستقبلية.

3. إدارة المدفوعات المتكررة - إن العلاقة الناجحة مع البائعين هي العلاقة التي تأتي مع عمليات التسليم والمدفوعات المتكررة. يطبق تطبيق TROY FlexPay الأتمتة لتخزين البيانات وتوفير رؤية لأنماط الدفع السابقة. وبالتالي، يتم تبسيط عملية الدفع حيث يساعدك التطبيق في التحقق من أسعار المخزون وحساب التكلفة الإجمالية وتذكيرك بالمدفوعات القادمة. ستضمن إشعارات الحسابات المستحقة الدفع التي تتلقاها عدم تفويت مؤسستك أي دفعة مرة أخرى. وبذلك يساعدك على بناء علاقات ناجحة مع العديد من البائعين.
   
   

تبسيط عملية الحسابات الدائنة في دقائق معدودة

إن مستقبل إدارة عمليات الحسابات المستحقة الدفع هو التحول الرقمي. يعمل TROY FlexPay على تبسيط هذه العملية باستخدام 3 خطوات سهلة لإعداد عملية الدفع والحفاظ عليها. وباستخدام التطبيق، يمكن إكمال عملية الإعداد والدفع في أقل من دقيقة كما هو موضح في هذا العرض التوضيحي يمكنك البدء بالتسجيل اليوم أو طلب عرض توضيحي لمشاهدة كيف يحول TROY FlexPay عملية الحسابات المستحقة الدفع رقمياً في دقائق.