تعرّف على مارك، وهو مدير قسم الحسابات الدائنة في خضم إدارة المسؤوليات المالية لشركة متنامية. ومع توسع الشركة، يزداد حجم الشيكات الصادرة التي يجب على مارك وفريقه إرسالها بانتظام.
اعتاد فريق مارك أن يكون قادراً على التعامل مع عملية الإرسال البريدي بسهولة، حيث كان يستغرق طي الرسائل وإدخالها وإرسالها عادةً حوالي ساعة واحدة فقط. ولكن، نظرًا لأن شركته تستقبل عملاء وموردين جدد، فقد تضخمت المهمة التي كانت سهلة في السابق إلى ساعتين إلى ثلاث ساعات من يوم عملهم.
فريق مارك للمحاسبين الإداريين هو فريق متخصص يدير القلب المالي النابض للشركة. ومع ذلك، وجدوا أنفسهم في مواجهة تحدٍ شاق. فالكمية المتزايدة من البريد الصادر تعني أن المهمة الروتينية التي كانت بسيطة في يوم من الأيام أصبحت ماراثوناً كثيف العمالة.تستغرق معالجة البريد يدوياً ما يقرب من 12 ثانية لطي البريد وإدخاله وإغلاقه، أو ما يعادل 300 ظرف في الساعة. وهذا يمكن أن يتراكم حقاً إذا كان حجم البريد كبيراً.
نظرًا لأن الفريق أمضى ساعات في طي الشيكات وإدخالها يدويًا في المظاريف، فقد وجدوا طرقًا لجعل المهمة ممتعة لأنفسهم. فقرروا أن يجعلوا كل جلسة إدخال وإرسال بريدية حفلة بيتزا. وعلى الرغم من أن هذا جعل المهمة محتملة، إلا أن الحفلة جلبت المزيد من الإلهاءات والمحادثات الجانبية، مما أدى إلى زيادة الأخطاء البريدية.
كانت شركة مارك تتلقى غرامات بسبب إرسال بعض الشيكات إلى العملاء الخطأ، الأمر الذي ينتهك خصوصية العملاء. كان مارك يتلقى الملامة على ذلك من القيادات العليا.
لم تكن الأخطاء تتزايد فحسب، بل إن الساعات الثلاث أو الثلاث ساعات التي كانت تُقضى في الإدراج تحولت إلى 3 إلى 4 ساعات، وبدأت المسؤوليات الأساسية للفريق والمبادرات الاستراتيجية في التراجع.
يريد مارك من فريقه أن يحافظ على إنتاجية فريقه، ولكن إرسال الشيكات بالبريد جزء مهم من إدارتهم - كيف يمكنهم إنجاز ذلك بطريقة أخرى؟
وبعد أن أدرك مارك أن الوضع الراهن كان أكثر من اللازم، قرر إيجاد طريقة أفضل. وبدلاً من تعيين المزيد من الموظفين، أجرى بحثه. بحث مارك في جوجل عن "أداة إدراج المجلدات الآلية" وبدا له أن ما وجده كان بمثابة هدية من السماء.
أدخل أداة إدخال مجلدات Pitney Bowes Relay في المجلدات - وهي بارقة أمل لمارك وفريقه. فقد وعدت هذه التقنية المتطورة بأتمتة العملية الشاقة المتمثلة في طي المستندات وإدخالها في المظاريف، مما قد يسهل سير العمل.
شركة Pitney Bowes هي شركة رائدة في صناعة البريد والطوابع البريدية، حيث تبتكر حلولاً لأكثر من 100 عام. لا تشمل حلولها ليس فقط ماكينات الطي والإدراج، ولكن أيضًا أجهزة قياس الطوابع البريدية، وأجهزة فتح الرسائل الآلية، وبرامج العنونة وغيرها. وبصفتها شريكًا تجاريًا رسميًا لشركة Pitney Bowes، فإن TROY متحمسة لتقديم هذه المنتجات الفريدة إلى جانب كتالوج حلولنا الأمنية لمكافحة الاحتيال.
تقوم آلة إدراج المجلدات من Pitney Bowes Relay بطي المجلدات وإدراجها وإغلاقها نيابةً عنك، حتى لا تضيع وقتك الثمين في القيام بذلك بنفسك. تتيح لك آلة إدراج المجلدات Relay توفير الوقت والمال الثمينين مع الحصول على راحة البال بأن مراسلاتك يتم تجميعها بدقة وإرسالها بالبريد في الوقت المحدد.
إن آلة إدراج مجلدات Pitney Bowes Relay مزودة ببرنامج يجمع بين الكفاءة والنزاهة. يتيح برنامج Relay Integrity للمستخدمين الاطلاع على عملية الطي والإدراج، مما يتيح لهم إضافة رموز شريطية ثنائية الأبعاد يقرأها جهاز Relay Inserter بعد ذلك لتجميع البريد المتغير الصفحات في الأظرف الصحيحة، مما يضمن أن معلومات العميل الخاصة آمنة دائمًا.
بعد أن اشترت شركته أداة "Relay Inserter" ليستخدمها فريقها، لاحظ مارك تحسن فريقه على 5 مستويات أساسية.
تم اختصار الوقت المستغرق في الطي والإدخال اليدوي باستخدام أداة إدخال المجلدات Relay في المكتب. ما كان يستغرق من 3 إلى 4 ساعات من العمل اليومي تم تقليصه الآن إلى جزء بسيط من الوقت، مما أتاح لمارك وفريقه إعادة التركيز على المساعي الاستراتيجية الأساسية.
لقد بثت أداة إدخال مجلدات الترحيل روحًا جديدة في إنتاجية فريق الأساليب المتقدمة. فقد أصبحت مهمة الطي والإدراج التي كانت مملة ومتكررة في السابق عملية آلية مبسطة ومكررة، مما سمح لفريق مارك بالعودة إلى المهام المهمة.
لقد تخلصت دقة ماكينة إدخال المجلدات Relay من مخاطر الأخطاء في عملية الطي والإدخال. يمكن لمارك الآن أن تطمئن إلى أن اتصالات فريقها الصادرة تحافظ على المعايير العالية اللازمة للتوثيق المالي.
مع استمرار نمو الشركة، تكيفت ماكينة إدخال مجلدات Relay بسلاسة مع أحجام البريد المتزايدة. فقد ضمن تصميمها القابل للتطوير قدرة فريق سالي على التعامل مع عبء العمل المتزايد دون التضحية بالكفاءة.
بالإضافة إلى الوفورات الفورية في الوقت، حققت أداة إدخال مجلدات الترحيل تخفيضات كبيرة في التكاليف. وقد أثبت الاستثمار أنه ليس مجرد ترقية تكنولوجية فحسب، بل خطوة استراتيجية نحو الكفاءة المالية طويلة الأجل.
تُعد رحلة مارك مع أدوات إدراج مجلدات الترحيل من Pitney Bowes شهادة على القوة التحويلية للأتمتة في مجال الحسابات المستحقة الدفع. ومن خلال التخفيف من عبء الطي والإدخال اليدوي، مكّنت "بيتني باوز ريلاي مجلدات الإدخال" فريق مارك من استعادة وقته وإعادة التركيز على المهام الاستراتيجية وتسيير نمو الشركة بكفاءة معززة. بالنسبة لمديري الحسابات الجارية مثل مارك، فإن أداة Pitney Bowes Relay Folder Inserter ليست مجرد آلة، بل هي محفز للنجاح في عالم الإدارة المالية الديناميكي. وبتماشيها مع حلول طباعة الشيكات والمستندات الآمنة من TROY، ستعمل أعمالك كآلة تعمل بشكل جيد.