5 مزايا ماكينة إدخال المجلدات 5

لنبدأ هذه المدونة بقصة بسيطة عن مارك، مدير قسم الحسابات الدائنة المسؤول عن المسؤوليات المالية المتنامية للشركة. مع توسع الشركة، يزداد حجم الشيكات الصادرة والاتصالات التي يتعين على مارك وفريقه إرسالها بانتظام.  

اعتاد فريق مارك أن يكون قادراً على التعامل مع عملية الإرسال البريدي بسهولة، حيث كان يستغرق منهم عادةً حوالي ساعة واحدة فقط. ولكن، نظرًا لأن شركته تستقبل عملاء وبائعين جدد، فقد تضخمت المهمة التي كانت سهلة في السابق إلى ساعتين إلى ثلاث ساعات من يوم عملهم، وأحيانًا أكثر. 

تستمر التحديات البريدية في النمو

بدأت الكمية المتزايدة من البريد الصادر مثل الشيكات والفواتير تشكل تحدياً لفريق مارك للمحاسبين القانونيين. على الرغم من أن إدخال البريد أمر بسيط، إلا أن التكرار والضجر يمكن أن يحول المهام الروتينية إلى ماراثون يتطلب عمالة مكثفة. Pتستغرق معالجة البريد يدويًا ما يقرب من 12 ثانية لطي وإدخال وختم البريد، أو 300 ظرف في الساعة. وهذا يمكن أن يتراكم حقًا إذا كانت أحجام البريد عالية.

وبينما كان الفريق يقضي ساعات في طي الشيكات وإدخالها في المظاريف يدوياً، وجدوا طرقاً لجعل الأمر ممتعاً لأنفسهم.

أصبحت كل جلسة من جلسات الإدخال والطي بمثابة حفلة بيتزا. نعم - جعلت هذه المهمة المملة محتملة، لكنها جلبت المزيد من الإلهاءات والمحادثات الجانبية، مما أدى إلى زيادة الأخطاء البريدية.

وماذا يحدث عندما تحدث أخطاء؟ تزداد الغرامات. كان يتم إرسال بعض الشيكات إلى العملاء الخطأ، الأمر الذي كان ينتهك خصوصية العملاء، وكان يكلف الشركة أموالاً. كان مارك يتلقى اللوم على ذلك من كبار المسؤولين.  

لم تكن الأخطاء تتزايد فحسب، بل تحولت ساعات الإدخال التي تتراوح بين ساعتين إلى ثلاث ساعات إلى أربع ساعات، وبدأت مسؤوليات الفريق الأساسية تتراجع. 

يريد مارك من فريقه أن يحافظ على إنتاجية فريقه، ولكن إرسال الشيكات بالبريد هو جزء مهم من قسمهم. كيف سينجزون ذلك بطريقة أخرى؟  

تقديم ماكينات إدخال المجلدات الأوتوماتيكية

قرر مارك إيجاد طريقة أفضل. وبدلاً من تعيين المزيد من الموظفين، أجرى بحثه. بحث مارك وعثر على ماكينة إدخال المجلدات التي صنعتها شركة Pitney Bowes. كانت هذه الآلات الآلية هي كل ما كان يبحث عنه مارك: آلة يمكنها ببساطة أتمتة عملية طي المستندات وإدخالها في المظاريف، مما يسهل سير عمل فريقه ويعيدهم إلى المسار الصحيح.

ما هي آلة إدخال مجلدات Pitney Bowes؟ 

تُعد شركة Pitney Bowes شركة رائدة في صناعة البريد والبريد، حيث تبتكر حلولاً بريدية لأكثر من 100 عام مع معدات مثل آلات إدخال المجلدات وعدادات البريد وأجهزة فتح الرسائل الآلية وبرامج الشحن وغيرها. كشريك تجاري رسمي لشركة Pitney Bowes، تقدم TROY أي نوع من المعدات البريدية اللازمة لإنشاء حل متكامل من البداية إلى النهاية، بدءًا من طباعة الشيكات وحتى الإرسال.

تقوم آلة إدراج المجلدات من Pitney Bowes Relay® بطي المجلدات وإدخالها وإغلاق الأظرف نيابةً عنك، مما يزيل كل العمل اليدوي من العملية. اعتمادًا على الطراز، يمكن لماكينة إدراج المجلدات Relay معالجة ما يصل إلى 5,400 قطعة من البريد في الساعة، مما يوفر لك الوقت والمال الثمينين مع الحصول على راحة البال بأن مراسلاتك يتم تجميعها بدقة وإرسالها بالبريد في الوقت المحدد. 

لا يقتصر دور آلة إدراج المجلدات Relay® Inserter على أتمتة عملية الطي والإدراج المادي للشيكات وغيرها من المراسلات فحسب، بل إنها مزودة ببرنامج Relay Integrity الذي يتيح للمستخدمين إمكانية رؤية عملية الطي والإدراج حتى لا تقع أخطاء. وباستخدام هذا البرنامج، يمكنك إضافة رموز شريطية ثنائية الأبعاد تقرأها ماكينة Relay Inserter بعد ذلك لتجميع البريد المتغير الصفحات في الأظرف الصحيحة، مما يضمن أن معلومات العميل الخاصة آمنة دائمًا وتذهب إلى المستلم الصحيح. 

بعد أن تمكّن مارك من إقناع شركته بشراء جهاز Relay Inserter ليستخدمه فريقه، لاحظ تحسّن فريقه على 5 مستويات أساسية.  

5 مزايا استخدام ماكينة إدراج المجلدات 

1. توفير الوقت

تم اختصار الوقت المستغرق في الطي والإدخال اليدوي باستخدام أداة إدخال المجلدات Relay® في المكتب. ما كان يستغرق من 3 إلى 4 ساعات يوميًا أصبح الآن أقل من 3 إلى 4 ساعات من الوقت المستغرق، مما أتاح لمارك وفريقه إعادة التركيز على المساعي الاستراتيجية الأساسية. 

2. تعزيز الإنتاجية

لقد بثت أداة إدراج مجلدات الترحيل حياة جديدة في إنتاجية فريق الأساليب المتقدمة. فقد أصبحت مهمة الطي والإدراج التي كانت مملة ومتكررة في يوم من الأيام عملية آلية مبسطة ومكررة، مما سمح لفريق مارك بالعودة إلى المهام المهمة.  

3. الدقة والدقة 

لقد تخلصت دقة ماكينة إدراج المجلدات Relay® من مخاطر الأخطاء في عملية الطي والإدراج. يمكن لمارك الآن أن تطمئن إلى أن اتصالات فريقها الصادرة تحافظ على المعايير العالية اللازمة للتوثيق المالي. 

4. قابلية التوسع 

As the company continued to grow, the Relay® folder inserter machine seamlessly adapted to increasing mail volumes. فقد ضمن تصميمها القابل للتطوير أن يتمكن فريق سالي من التعامل مع عبء العمل المتزايد دون التضحية بالكفاءة. 

5. الوفورات في التكاليف 

Beyond the immediate time savings, the Relay® folder inserter brought about significant cost reductions. وقد أثبت هذا الاستثمار أنه ليس مجرد ترقية تكنولوجية فحسب، بل خطوة استراتيجية نحو الكفاءة المالية طويلة الأجل.  

قم بتبسيط عملية الإرسال البريدي باستخدام ماكينات إدخال المجلدات

ربما أنت مثل مارك، تكافح من أجل مواكبة إرسال المدفوعات والشيكات الورقية والفواتير وغيرها في إطار زمني معقول. لست مضطراً حتى للعمل في قسم الحسابات البنكية لتواجه صعوبة في عمليات البريد اليدوية - فالموارد البشرية أو كشوف المرتبات أو مديري غرف البريد يتعاملون مع هذه المشكلات طوال الوقت.

من خلال التخفيف من عبء الطي والإدراج اليدوي، يمكن لأداة إدخال مجلدات Pitney Bowes Relay تمكين فريقك من استعادة وقتهم وإعادة التركيز على المهام الاستراتيجية والتنقل في نمو الشركة بكفاءة معززة.

قم بتنزيل الكتيب الخاص بنا للاطلاع على المزيد من عروض بريد بيتني باوز