مؤسسة طب الأسنان واسعة النطاق تدمج شيكات TROY AssurePay مع نظام تخطيط موارد المؤسسات لتعزيز كفاءة معالجة الشيكات

التحدي

اعتمدت المنظمة في السابق على نظام قديم لمعالجة الشيكات لم يكن فعالاً ويفتقر إلى التكامل مع نظام تخطيط موارد المؤسسات الجديد. كانت العملية اليدوية لإنشاء الشيكات وملفات الدفع الإيجابية تستغرق وقتاً طويلاً، خاصة عند معالجة دفعات كبيرة. وبالإضافة إلى ذلك، واجهت المؤسسة تحديات عند الانتقال إلى العمل عن بُعد أثناء الجائحة، وكانت بحاجة إلى حل أكثر مرونة وملائم رقمياً لمعالجة الشيكات.

الحل

ولمواجهة هذه التحديات، طبقت المؤسسة نظام TROY AssurePay Check، الذي يوفر تكاملاً سلسًا مع نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الخاص بها. وشملت الميزات الرئيسية القدرة على معالجة كميات كبيرة من الشيكات بكفاءة، إلى جانب تعزيز الأمن وسير عمل التفويض.

كانت إحدى الميزات المهمة التي تمت إضافتها في عام 2021 هي التفويض عن بُعد، مما يسمح بالتوقيعات الرقمية للموافقات على الشيكات، وهي قدرة حيوية أثناء تحول المؤسسة إلى العمل عن بُعد. سمحت هذه الميزة بتوقيع الشيكات ومعالجتها دون الحاجة إلى التواجد الفعلي في المكتب، مما ساهم في مبادرتهم اللاورقية.

ميزة الدفع الإيجابي مفيدة للغاية. في السابق، كان علينا أن نقوم يدوياً
بإنشاء ملفات الدفع الإيجابي تلك، وهو ما كان يمثل مشكلة. ولكن الآن، وبفضل AssurePay، أصبح كل شيء يتم الاهتمام به تلقائيًا. لقد جعلت عمليتنا أكثر سلاسة وأضافت طبقة إضافية من الأمان. 

الميزات الرئيسية:

✅ التفويض عن بُعد: قللت إمكانات التوقيع الرقمي من التدخل اليدوي ومكّنت من اعتماد الشيكات عن بُعد، بما يتماشى مع انتقال المؤسسة إلى العمليات الرقمية.

✅ أتمتة الدفع الإيجابي: يقوم البرنامج تلقائيًا بإنشاء ملفات الدفع الإيجابي تلقائيًا، مما يلغي العملية اليدوية ويعزز الأمان.

✅ وظيفة المعاينة: تتيح خاصية المعاينة للمستخدمين مراجعة الشيكات قبل الطباعة، مما يقلل من الأخطاء ويزيد من الدقة الإجمالية.

النتائج

من خلال اعتماد نظام TROY AssurePay Check، نجحت المؤسسة في الانتقال إلى نظام معالجة شيكات أكثر كفاءة وأمانًا، مما مكنها من التعامل مع كل من معالجة الشيكات الروتينية وذات الحجم الكبير بسهولة. وقد ساهمت ميزة التفويض عن بُعد وأتمتة الدفع الإيجابي بشكل كبير في التحسينات التشغيلية. وتواصل المؤسسة الاعتماد على نظام TROY AssurePay Check، مع بذل جهود مستمرة لتحسين الدعم ومعالجة تحديات سير العمل العرضية.