الحسابات المستحقة الدفع 101: مقدمة في المدفوعات الرقمية والآلية

الحسابات الدائنة هي مؤشر مهم للتدفق النقدي يوفر نظرة ثاقبة على الصحة المالية للشركة. ولهذا السبب يجب أن يفهم كل محاسب أو صاحب شركة صغيرة أو رائد أعمال أهميته وكيفية إدارة العملية. ستوفر هذه المدونة دليلاً شاملاً لـ

● عملية الحسابات المستحقة الدفع
● كيفية حساب الحسابات المستحقة الدفع والتنبؤ بها وتسويتها
● أهمية الرقمنة والأتمتة للحسابات المستحقة الدفع و
● أدوات لتبسيط وتبسيط الحسابات المستحقة الدفع.

تقديم الحسابات المستحقة الدفع

تشير الذمم الدائنة إلى جميع نفقات عملك باستثناء الرواتب. وهي تتألف من التزاماتك المالية لكل بائع أو مورد للسلع والخدمات لعملك. بشكل عام، تشير هذه الالتزامات المالية بشكل عام إلى فواتير السلع أو الخدمات التي لم يتم دفع ثمنها بعد. وبالتالي، فإن الفواتير التي تدفع شركتك ثمنها على الفور لاستلام السلع لا تُحتسب كمدخلات حساب مستحق الدفع.

إلى جانب كشوف المرتبات، لا تشمل قيود الحسابات المستحقة الدفع الضرائب واستحقاقات الموظفين والمدفوعات التعويضية الأخرى. فهي تركز فقط على الفواتير المستلمة من البائعين والموردين. تشير عملية الحسابات المستحقة الدفع إلى الأنشطة المرتبطة بتقديم الطلبات واستلام الفواتير وتسوية مدفوعات الفواتير. يمكن تصنيف هذه العملية إلى 4 أنشطة مهمة:

1. إصدار أوامر الشراء
2. استلام الطلبات المقدمة
3. استلام الفواتير
4. دفع الفاتورة وتسوية سجلاتك المحاسبية.

على الرغم من أن العمليتين الأوليين لا تحتاجان إلى شرح، إلا أنه من المهم تسليط الضوء على الأنشطة التي تتكون منها العمليتان الأخيرتان. يتم استلام الفواتير بطرق متنوعة حسب علاقتك مع البائعين وعمليات الفوترة الخاصة بهم. قد يتم إرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني أو عبر البريد. وبالتالي، يجب جمعها بشكل صحيح لحل مسؤوليات الحسابات المستحقة الدفع على النحو الأمثل. وبمجرد جمعها، يجب مقارنة كل فاتورة بالمستندات المحيطة بالمعاملة مثل كشوف الحساب والتسليمات وما إلى ذلك. يضمن ذلك إجراء مدفوعات دقيقة في الوقت المحدد لها لتحسين العلاقات التجارية مع البائعين وتوسيع خط الائتمان الخاص بك. 

حساب الحسابات المستحقة الدفع والتنبؤ بها

إن العملية التقليدية لحساب الحسابات المستحقة الدفع تستغرق وقتاً طويلاً وتتطلب عمالة كثيفة. على سبيل المثال، اشترت شركة ABC بضائع من 50 شركة خلال فترة محاسبية مدتها ثلاثة أشهر. ولحساب حساباتها المستحقة الدفع بدقة، يجب على شركة ABC تجميع فواتيرها لحساب المبلغ الذي تحتاج إلى دفعه في نهاية فترة الدفع. 

يمكن أيضًا استخدام الاتساق الذي تسدد به شركة ABC مدفوعات حساباتها المستحقة الدفع لحساب نسبة دوران الحسابات المستحقة الدفع (APTR). تزود نسبة معدل الدوران الشركة والمستثمرين برؤية ثاقبة للتدفق النقدي للشركة ومدى اتساق وفائها بالتزاماتها المالية. لحساب نسبة الحسابات المستحقة الدفع يجب معرفة معايير محددة. وتشمل هذه المعلمات: رصيد بداية الحسابات الدائنة (BAP)، وإجمالي مشتريات التوريد (TSP)، ورصيد نهاية الحسابات الدائنة (EAP). على سبيل المثال 

● خطة عمل البنك - 10 آلاف دولار
● خطة العمل المؤقتة - 40 ألف دولار
● خطة العمل المؤقتة - 12 ألف دولار
● نسبة دوران الحسابات المستحقة الدفع - خطة العمل المؤقتة / (خطة عمل مؤقتة + خطة عمل مؤقتة + خطة عمل مؤقتة) / 2 = 40 ألف دولار / (10 آلاف + 12 ألف) / 2 = 1.8

وهذا يعني أن مدفوعات الحسابات المستحقة الدفع لشركة ABC تم سدادها مرتين تقريباً في ثلاثة أشهر. ويعني انخفاض نسبة دوران حسابات ABC للربع التالي أن الشركة تستغرق فترات أطول لسداد مستحقات مورديها وقد تكون الشركة تعاني من صعوبات مالية أو أنها قامت بتحديث هيكل مدفوعاتها مع البائعين. أما الزيادة في النسبة فتعني أن الشركة تسدد للموردين بمعدل أسرع وقد تكون سليمة مالياً. 

للتنبؤ بقدرة المؤسسة العربية المصرفية على الوفاء بالتزامات حساباتها المستحقة الدفع، يمكن استخدام بيانات نسبة الدوران التاريخية. إذا كان معدل دوران الشركة ثابتًا عند 1.8 كل ثلاثة أشهر من 90 يومًا، فإن متوسط عدد الأيام التي تستغرقها الشركة للوفاء بالفواتير هو - 90 يومًا/1.8 يوم دوران = 50 يومًا. وهذا يعني أن شركة ABC تستغرق في المتوسط 50 يومًا لدفع مستحقات مورديها. 

تُستخدم الرؤى المستقاة من بيانات الحسابات المستحقة الدفع التاريخية كأساس للتنبؤ بقدرات الدفع المستقبلية للشركة. ويمكن أيضًا الاستفادة من هذه الرؤى في تخطيط المدفوعات المستقبلية للبائعين لزيادة الثقة والتخلص من تراكم التوريدات المتراكمة واستنتاج تأثير زيادة طلبات العملاء على التدفق النقدي.

الحسابات المستحقة الدفع مقابل الحسابات المستحقة القبض

إلى جانب الحسابات المستحقة الدفع، تعمل الحسابات المستحقة القبض أيضًا كمؤشر حاسم للتدفق النقدي والحالة الصحية لعملك. كما هو محدد سابقاً، تركز الحسابات الدائنة على التزاماتك المالية تجاه البائعين أو موردي السلع والخدمات. تشير الحسابات المدينة إلى الأموال المستحقة لشركتك من الخدمات أو السلع التي تقدمها.

على الرغم من أن الشركات تعتمد على مصادر متنوعة من النقد لخدمة الحسابات المستحقة الدفع، إلا أن المبلغ المستلم من الحسابات المستحقة القبض يُستخدم بشكل عام للوفاء بالفواتير. في السيناريو المثالي، تكون الشركة السليمة هي الشركة التي تستخدم الأموال من الحسابات المستحقة القبض لخدمة التزامات الحسابات المستحقة الدفع، وكشوف المرتبات، والتكاليف التشغيلية المتكررة دون اللجوء إلى مصادر أخرى للأموال. 

تحسين عملية الحسابات المستحقة الدفع باستخدام الأتمتة

يعد تجميع مئات الفواتير المرسلة إلكترونيًا أو ماديًا يدويًا ومراجعتها قبل إجراء المدفوعات عملية تستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للخطأ. وفي كثير من الحالات، يؤدي الاعتماد على العمليات المادية إلى عدم سداد المدفوعات مما يقلل من الثقة بين المورد والمستلم. لحسن الحظ، توجد تطبيقات برمجية تعمل على أتمتة عملية الحسابات المستحقة الدفع. توفر هذه التطبيقات لشركتك مصدرًا واحدًا للحقيقة لتجميع الفواتير وتسوية الحسابات وأتمتة الحسابات وإجراء المدفوعات وتخزين البيانات لاستخدامها في المستقبل. 

تعمل منصة محاسبة مركزية واحدة على تبسيط عملية المحاسبة من خلال الرقمنة. أولاً، فهي تقضي على إدخال البيانات المملة، وتزيل العمليات الورقية، وتولد عملية تدقيق رقمية تقلل من الأخطاء البشرية. مثال على ذلك هو QuickBooks. تستخدم الشركات QuickBooks Online وسطح المكتب لتبسيط متطلبات المحاسبة ومسك الدفاتر ضمن منصة مركزية. يُستخدم QuickBooks أيضًا لتخزين بيانات المعاملات المالية التي تشكل الأساس لعملية الحسابات الدائنة للأعمال التجارية، وإدارة الرواتب، وتحليل التدفقات النقدية.

تستفيد أحدث برامج الحسابات الدائنة المتطورة من معلومات المعاملات التي يخزنها QuickBooks لأتمتة عملية الحسابات الدائنة. تتكامل هذه التطبيقات مع QuickBooks للوصول فقط إلى معلومات الحسابات الدائنة المهمة مثل الفواتير والطلبات المقدمة والطلبات المستلمة لبدء العملية. وبالاستفادة من بيانات QuickBooks، يقوم التطبيق بأتمتة عملية التدقيق والحساب لتوفير لوحة تحكم واحدة لالتزامات الحسابات المستحقة الدفع الخاصة بالشركة. 

تأخذ برامج الحسابات المستحقة الدفع المتقدمة العملية خطوة إلى الأمام من خلال تقديم خيارات دفع متنوعة لشركتك للوفاء بالفواتير. قد تشمل هذه الخيارات استخدام التحويلات الإلكترونية والشيكات الإلكترونية والشيكات المادية الآمنة حسب متطلبات الدفع لكل بائع. 

لماذا يختار المحاسبون ذوو الخبرة والمؤسسات الناجحة TROY FlexPay

تشير الإحصاءات إلى أن 70% من الشركات التي لديها عمليات حسابات مستحقة الدفع غير ملائمة تتوقف عن العمل. ولهذا السبب تحتاج الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم إلى بيانات مالية دقيقة وبصيرة ثاقبة لتحقيق النجاح. يوفر برنامج TROY FlexPay برنامجًا جاهزًا لأتمتة وتبسيط وإدارة عملية الحسابات المستحقة الدفع. يعمل التطبيق مع QuickBooks لتمكينك من دفع فواتيرك بالطريقة التي تفضلها أنت وبائعيك. تشمل خيارات دفع الفواتير استخدام التحويل الإلكتروني وسحب النقود الآلي والشيكات الفعلية للوفاء بالتزاماتك المستحقة الدفع. 

بصرف النظر عن الفوائد المالية، تكتسب الشركات الصغيرة والمتوسطة التي تستخدم TROY FlexPay لرقمنة وتبسيط عمليات الحسابات المستحقة الدفع مزايا إضافية غير ملموسة تشمل:

● تحسين العلاقات بين البائعين والموردين: إن تخصيص خيارات الدفع لتلبية المتطلبات المتنوعة لكل مورد يؤكد من جديد على مكانتك كشركة جديرة بالثقة وذات سمعة طيبة من وجهة نظر البائعين.

● توقع قدرات الموردين واحتياجاتهم: إن استخدام البيانات التاريخية لتحديد متى يفي الموردون بالطلبات ويفضلون تلقي المدفوعات يمكّن شركتك من أن تكون عميلاً أفضل للموردين. كما أن فهم قدرات الموردين يضمن لك أيضًا إمكانية تخصيص طلباتك المتزايدة وفقًا لقدراتهم التصنيعية وقدراتهم على التسليم. يساعد هذا أيضًا عملك على تجنب التحديات المتعلقة بالتوريد.

● الاستفادة من البيانات المعيارية: تحليل البيانات التاريخية للحسابات الدائنة مقابل الاتجاهات مثل زيادة طلبات العملاء، مما يتيح لشركتك التنبؤ بتأثير الاتجاهات على قدرتك على الوفاء بالتزامات الحسابات الدائنة. 

لمعرفة المزيد حول تبسيط الحسابات الدائنة وتبسيطها، تفضل بزيارة صفحة TROY FlexPay أو تحدث إلى أحد ممثلي مجموعة TROY اليوم.