هل يمكن تصنيف معاملات الحسابات المستحقة الدفع الخاصة بك على أنها مدفوعات بين الشركات (B2B)؟ الإجابة هي نعم. يدير البائعون أو الموردون لديك أعمالاً تجارية خاصة بهم وتندرج مدفوعات فواتيرك تحت فئة B2B. ومع ذلك، فقد بلغت مدفوعات B2B 113 تريليون دولار في عام 2023، ومن المتوقع أن تستمر في الزيادة مع مرور السنوات. ومع ذلك، فإن إجراء معاملات بقيمة 113 تريليون دولار لا يحدث بدون عقبات. فقد تعرضت 65% من الشركات للاحتيال المالي في عام 2023.
تُظهر الإحصاءات المذكورة أعلاه أنه مع تزايد المعاملات بين الشركات تأتي الحاجة إلى تنفيذ عمليات آمنة للقضاء على الاحتيال. ومع ذلك، من المهم أن نلاحظ أن التركيز اليوم ينصب على أفضل الممارسات لتنفيذ عملية الحسابات المستحقة الدفع. ومن ثم، فمن الصواب تسليط الضوء على التحديات الأخرى التي تواجهها الشركات في تنفيذ الفواتير بخلاف الاحتيال.
التحديات التي تواجه عملية الحسابات المستحقة الدفع
- إدخال البيانات يدوياً - كيف تتلقى فواتيرك؟ عبر البريد أم عبر البريد الإلكتروني؟ تعاني معظم الشركات الصغيرة والمتوسطة من كلا الأمرين بسبب تفضيلات البائعين. إذا كانت شركتك تندرج ضمن هذه الفئة، فأنت تتفهم التحديات المرتبطة بالبحث عن أوامر الشراء الخاصة بك، وتسوية الحسابات، وإجراء المدفوعات باستخدام القلم والورق.
إن عملية تجميع الفواتير يدويًا أو يدويًا تتطلب عمالة كثيفة وعرضة للخطأ. كما أن احتمال إغفال فاتورة أحد البائعين أثناء تسديد المدفوعات مرتفع أيضاً.
- تتبع الفواتير - من السهل فقدان الفواتير المادية بغض النظر عن مدى حرصك على تخزين السجلات المالية. بمجرد فقدان الفاتورة، من المحتمل أن تنساها أو تضطر إلى الاتصال بالبائع لإعادة إرسال نسخة أخرى. في السيناريو الذي تنسى فيه الدفع، قد يضر ذلك بعلاقتك التجارية مع البائعين. كما يمكن أن ينظر إليه المستثمرون المحتملون على أنه علامة حمراء.
- الحماية من الاحتيال - تماماً مثل تتبع فواتير البائعين لديك أمر بالغ الأهمية في عملية الحسابات المستحقة الدفع، فإن الحماية الفعالة من الاحتيال لا تقل أهمية. فمع العدد الكبير من الشيكات المطبوعة باستخدام برامج الحسابات الدائنة القديمة، من المهم حماية معلومات حسابك من خلال الطباعة على مخزون شيكات فارغة، مع استخدام أحدث البرامج، بحيث تقل المخاطر في حالات سرقة الشيكات أو غسل الشيكات أو اختراق البرامج.
4 أفضل الممارسات لتأمين وتحسين عملية الحسابات الدائنة الخاصة بك وتحسينها
- معالجة نقاط الألم باستخدام التكنولوجيا - أي من التحديات المذكورة أعلاه تعاني منها شركتك؟ إذا كان أحد التحديات المذكورة أعلاه أو مزيجاً منها، فإن تحويل عمليات الحسابات المستحقة الدفع رقمياً سيخفف من معظم التحديات التي تواجهك. وهنا، تشير حلول التحويل الرقمي إلى برامج الحسابات الدائنة ذات القدرة على تسجيل فواتيرك داخل لوحة تحكم مركزية. تعمل المركزية على حل تحديات تجميع البيانات الخاصة بك، وتقلل من فرصة نسيان الفواتير أو أوامر الشراء، وتبسط عملية تسوية الحسابات. يمكنك أيضاً اختيار الاستفادة من التكنولوجيا لتعزيز عمليات الدفع الخاصة بك وتأمينها. عمليات الدفع مثل ACH أو ETF أو الشيكات توفر لك خيارات لتلبية متطلبات البائعين الخاصة بك.
- دمج حلول الحسابات المستحقة الدفع مع برامج المحاسبة - تُعد برامج المحاسبة مثل QuickBooks أدوات ممتازة لالتقاط البيانات المالية التي تمكنك من الاحتفاظ بسجلات محدثة. ومع ذلك، فهي مصممة لدعم مجموعة متنوعة من العمليات المالية مثل كشوف المرتبات وإنشاء البيانات المالية ودفع الضرائب وما إلى ذلك، ولكنها تحتوي على ميزات محدودة لتبسيط عملية الحسابات الدائنة. بالتأكيد، يمكنهم تخزين تفاصيل البائعين أو الفواتير أو أوامر الشراء ولكنك ستحتاج إلى برنامج حسابات مستحقة الدفع للتسوية والتحليل والدفع. وبالتالي، فإن اختيار حساب مستحق الدفع الذي يتكامل مع برنامج المحاسبة الخاص بك سيساعدك على تبسيط عمليات الدفع للموردين. يمكنك معرفة كيفية الاختيار الصحيح باستخدام قائمة المراجعة هذه.
- التحديد الكمي لفوائد الاستثمار في التكنولوجيا - تستهدف هذه الممارسة الفضلى المحاسبين وقسم المحاسبة وأي موظف مسؤول عن الحسابات الدائنة الذي يجب أن يقدم تقريراً عن التقدم المحرز إلى صانعي القرار. ستضمن قدرتك على تحديد العائد على الاستثمار من استخدام برنامج الحسابات الدائنة استمرار دعم أصحاب المصلحة لك. تشمل الفوائد التي يجب البحث عنها كلاً من المزايا الملموسة وغير الملموسة. احرص على عرض كيفية تقليل ساعات العمل المستهلكة في إدارة عملية الحسابات المستحقة الدفع، وإزالة الأخطاء، وأتمتة تسوية الحسابات، وتحسين العمليات الحسابية، وتحسين علاقة الشركة مع البائعين.
- الحصول على موافقة الجميع - يتحمل صانعو القرار الذين يقدمون استخدام حلول الحسابات الدائنة في الشركة مسؤولياتهم أيضاً. وتتضمن هذه المسؤوليات إقناع الموظفين أو المحاسبين بأن استخدام برمجيات الحسابات الدائنة سيخفف من هذه الأنشطة مما يسمح لهم بالتركيز على أمور أخرى. إن دمج برمجيات الحسابات الدائنة بنجاح هو استثمار يجلب عوائد متكررة.
اتخاذ الخطوات التالية
بدون برنامج للحسابات الدائنة، لا يمكن لشركتك تنفيذ هذه الممارسات الفضلى والاستفادة من مزايا الرقمنة والأتمتة. لذا، فإن الخطوة الأخيرة لتحسين الحسابات الدائنة تبدأ بنشر برنامج لتخفيف تحديات عملك. إن TROY FlexPay هو برنامج حسابات مستحقة الدفع جاهز ومزود بالأدوات والميزات اللازمة لحل المشاكل التي تواجهك. اشترك مجاناً أو اطلب عرض توضيحي هنا.
اترك رد