من الشركات الصغيرة إلى المتوسطة الحجم، هناك إجماع على أن إدارة عمليات الحسابات المستحقة الدفع تمثل كابوساً. تتضمن العمليات تسوية الفواتير المادية التي تأتي عبر البريد، والبحث في رسائل البريد الإلكتروني الفردية لتجميع الفواتير، والتأكد من دقة الفواتير، وتوقيع بضعة شيكات للفواتير المادية، وإجراء مدفوعات رقمية لإتمام العملية. تخلق هذه العملية المملة مجالاً للأخطاء البشرية وعدم الكفاءة التي تؤثر سلباً على الأعمال التجارية.
وما هو الأثر السلبي الرئيسي؟ بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة، فإن الإدارة غير الملائمة للحسابات المستحقة الدفع هي المسؤولة عن فشل ما يقرب من 80% من هذه الشركات. وكما تعلم على الأرجح، فإن المدفوعات في غير محلها تؤدي إلى انخفاض الثقة والمساءلة وهو ما لا يحبه البائعون. ومن ثم، فإن اختيار طريق الرقمنة لإضفاء الطابع المركزي على مسؤوليات الحسابات المستحقة الدفع وتبسيطها يقضي على الأخطاء والنسيان المرتبطين بالعملية.
الرقمنة: العالم المثالي للحسابات المستحقة الدفع
يعتمد العالم المثالي لإدارة عملية الحسابات المستحقة الدفع اعتمادًا كبيرًا على الرقمنة والأتمتة والمركزية للتخلص من الأخطاء البشرية والملل الذي يصاحب إدارة الفواتير. أولاً، يقوم النظام المركزي بمراقبة قنوات المراسلة لتتبع كل فاتورة يتم إرسالها إلى فريق المبيعات والتسويق لديك. يقوم النظام المركزي تلقائيًا بتحويل الفواتير الصحيحة إلى الأشخاص المناسبين للموافقة عليها، ويضمن تطابق الفواتير مع عروض الأسعار المحددة، ويقدم إشعارات تفيد بصحة تفاصيل الدفع. بعد ذلك، يسعى النظام للحصول على إذن لإصدار المدفوعات عن طريق الشيكات الفعلية أو الإلكترونية للبائعين وتتبع تسليمها. وأخيراً، يتم تحديث جميع البيانات المالية تلقائياً وتخزينها داخل النظام لجولات الدفع التالية. ويتم إنجاز كل ذلك في الوقت الفعلي.
على الرغم من إدخال الرقمنة على الحسابات المستحقة الدفع بنجاح كبير، إلا أن تحقيق عملية مستقلة تماماً ليس ممكناً بعد. الحلول الرقمية مثل TROY FlexPay تساعد في سد الفجوة بين العالم الواقعي والعالم المثالي من خلال الأتمتة ومنصة مركزية وتوفير رؤية في الوقت الفعلي للعملية.
أتمتة الحسابات المستحقة الدفع باستخدام TROY FlexPay
إن TROY FlexPay هو حل مركزي للحسابات الدائنة يسهّل على شركتك جمع فواتيرها ضمن نظام رقمي، ومطابقة هذه الفواتير مع عروض الأسعار المحددة، وإجراء المدفوعات وفقاً لمتطلبات البائعين المحددة. ولإدارة عملية الحسابات المستحقة الدفع، يستفيد التطبيق من الأتمتة لتبسيط إدخال البيانات وإرسال الإشعارات في الوقت المناسب إلى صانعي القرار. كما أن اعتماد التطبيق على الأتمتة يجعل من الممكن أيضاً اكتشاف الأخطاء المحتملة مثل فروق الحسابات والحسابات الخاطئة باستخدام البيانات المتاحة من المعاملات السابقة أو الفواتير المتاحة.
إن جمع معلومات الحسابات المستحقة الدفع هي الخطوة الأولى فقط لتسهيل عمليات الدفع لديك، أما الخطوة الثانية فتتضمن قدرات TROY FlexPay على مركزية سير عمل الدفع وتزويد خزانتك بمصدر واحد للحقيقة. تضمن المركزية أن جميع الفواتير، بغض النظر عن كيفية تسليمها، يتم تخزينها مركزيًا، ويمكن الوصول إليها من قبل الأفراد الذين لديهم تفويض. يتم بعد ذلك تعيين تدفقات العمل إلى الأفراد المناسبين للحصول على موافقتهم التي قد تكون الإبلاغ عن المشكلات المحتملة أو الموافقة على المدفوعات.
ميزة أخرى قوية لتطبيق الحسابات الدائنة هي مزامنته مع برامج المحاسبة الخاصة بك مثل QuickBooks. يتكامل تطبيق TROY FlexPay بسلاسة مع حلول QuickBooks المكتبية والإلكترونية لتأمين خيارات الدفع الخاصة بك. تضمن لك المركزية والأتمتة والمزامنة مع QuickBooks إمكانية التخلص من حوالي 60% من الوقت الذي تقضيه في إدارة عمليات الحسابات المستحقة الدفع.
تحسين وتأمين عمليات الدفع بالشيكات باستخدام TROY FlexPay
الآن، من نافلة القول أن بعض تطبيقات الدفع، كما تعلم على الأرجح، قد تقدم بعض الميزات المذكورة أعلاه، ولكن هنا يكمن الاختلاف بين تطبيق TROY FlexPay. يجمع التطبيق بين استخدام وإنشاء شيكات رقمية أو شيكات فعلية لإجراء الدفع مع تأمين العملية بأكملها.
الميزة الرئيسية لتطبيق TROY FlexPay هي قدرته على دعم عملية إنشاء الشيكات. تتيح الاستفادة من ميزات الدفع بالشيكات الرقمية لشركتك إمكانية ربط حسابات البائعين المصرفية وإنشاء شيكات تستهدفهم. مع إضافة هذه الميزة، فإن ما تحصل عليه هو سير عمل مركزي يعرض: فاتورة البائع، والمبلغ المستحق الدفع، وحساب البائع، والشيك المخصص للدفع في نافذة أو صفحة واحدة وفي الوقت الفعلي. يمكنك أيضًا اختيار إنشاء شيكات فعلية آمنة باستخدام التطبيق لطباعة الشيكات على بياض عند الحاجة.
كما تأتي عملية الدفع وإنشاء الشيكات مزودة بخاصية الأمان لضمان عدم استغلال الجهات السيئة لأي ثغرات في تكنولوجيا المعلومات للاحتيال على شركتك. وتتضمن ميزات الأمان هذه المصادقة الثنائية والتحقق من الإيداع الجزئي الذي يقلل من الاحتيال في الشيكات والدفع.
يوحد TROY FlexPay عالم طباعة الشيكات الرقمية والمادية ليمنحك أنت وبائعيك خيار تحديد هيكل أو خيار الدفع الذي يفضلونه. نحن فخورون بدعم الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم لتخفيف تحديات الحسابات الدائنة الخاصة بك، وقد تم تصميم تطبيق TROY FlexPay بالاستفادة من خبرتنا الممتدة لعقود في تبسيط عمليات الدفع وتأمينها. يمكنك تجربة TROY FlexPay اليوم مجاناً قبل اتخاذ القرار. تحصل الشركات الصغيرة والمتوسطة على خيار تجريبي مجاني لمدة 30 يوماً للتعرف على ميزاته.
ابدأ بالتسجيل هنا.
اترك رد