5 طرق تبسِّط بها TROY FlexPay عمليات حساباتك الدائنة الدائنة

هل تعرف ما هي الحسابات المستحقة الدفع؟ ربما تكون قد سمعت عنها وتعرف جوهرها العام، ولكن دعنا نتعمق أكثر قليلاً. الحسابات المستحقة الدفع هي المبلغ الذي تدين به لبائعيك مقابل العناصر والخدمات التي قدموها بالدين أو وفقاً لخطة دفع محددة. كما هو متوقع، فإن عدم الوفاء بشروط اتفاقية الائتمان أو خطة الدفع هذه يترتب عليه عواقب محددة مثل فقدان المصداقية مع مورديك أو خسارة الأموال عن طريق الدفع الزائد. 

والآن بعد أن انتهينا من التعريف، إليك الجزء المهم. ما يقرب من 82% من الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم تفشل في غضون السنوات الخمس الأولى من عمرها، وقد تكون المعاناة في الحسابات الدائنة هي السبب في ذلك. أما بالنسبة للشركات الكبيرة، فإن تعدد بيانات الحسابات الدائنة والأخطاء البشرية هي الأسباب الرئيسية للتحديات التي تواجهها. تواجه الشركات الصغيرة والمتوسطة أيضاً تحديات مماثلة، وهذا هو موضوع مدونة اليوم.

التحديات التي تواجهها الشركات الصغيرة والمتوسطة في الحسابات المستحقة الدفع

الإدخال اليدوي للبيانات: أولاً، تجدر الإشارة إلى أن البائعين أو الموردين لا يتعاونون دائماً مع اختياراتك المفضلة لاستلام الفواتير. فبعض البائعين قد يرسلون الفواتير عبر البريد، والبعض الآخر عبر البريد الإلكتروني التسويقي الخاص بك، وبعض الفواتير إلى ممثلي الشركة الذين يرتاحون لهم. ومن ثم، فإن تجميع هذه الفواتير والبيانات الموجودة بداخلها يمثل تحديًا. تتطلب عمليات الإدخال اليدوي للبيانات البحث في أطنان من البريد، سواءً المادي أو الرقمي، لتنفيذ الحسابات المطلوبة قبل إجراء المدفوعات. كما أن العملية اليدوية عرضة للأخطاء البشرية وتتطلب عمالة مكثفة، وهو ما يؤدي على الأرجح إلى أخطاء متعددة. يستغرق الإدخال اليدوي للبيانات أيضًا الكثير من ساعات العمل من الموظفين الذين يجب أن يقضوا ساعات عملهم في وظائف العمل الأساسية.

تتبع الفواتير: يعد فقدان تتبع فاتورة واحدة خطأً سهلاً. ولكن، عندما يصبح فقدان فواتير متعددة في غير محلها أمرًا معتادًا، فربما حان الوقت لإيقاف هذا المد. في حين أنه من الأسهل ملاحظة فاتورة واحدة وطلب فاتورة أخرى من بائع واحد، إلا أن فقدان فواتير متعددة يزيد من احتمال سقوط بعض الفواتير من بين الفواتير. قد يؤدي تلقي مكالمة "المتابعة" المخيفة من موردين متعددين إلى تسليط الضوء على نهاية بعض العلاقات بين الموردين والمتلقي. وهذا بالطبع أمر سيء لعملك وقد يؤثر سلباً على استعدادك للتدقيق.

تتبع أوامر الشراء: تماماً مثلما يعد تتبع فواتير البائعين أمراً بالغ الأهمية في عملية الحسابات المستحقة الدفع، فإن إنشاء أوامر الشراء وتتبعها بدقة أمر مهم أيضاً. تسمح لك أوامر الشراء بتتبع العناصر التي اشتريتها، وتكلفة الشراء، ومتى يجب الدفع. كما أنها تجلب النظام إلى عالم من الفوضى عندما تعمل مع العديد من الموردين. تتخطى العديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة إنشاء أوامر الشراء وتعتمد على السياق التاريخي أو الشعور الداخلي لتتبع عمليات الشراء بسبب الصعوبات المرتبطة بإدارة أوامر الشراء يدويًا.

تُعد إدارة الحسابات المستحقة الدفع يدوياً عملية بطيئة وغير فعالة، وهو ما يقودنا إلى التحدي الأخير الذي تواجهه الشركات الصغيرة والمتوسطة - عدم استخدام الأداة المناسبة. الأدوات الصحيحة هي الحلول الرقمية التي تستخدم الأتمتة وتبسط العمليات الحسابية وتركز بيانات الحسابات المستحقة الدفع في منصة واحدة. 

الطرق الخمس التي تبسّط بها TROY FlexPay الحسابات الدائنة

يُعد TROY FlexPay حلاً مبتكراً وسهل الاستخدام للشركات الصغيرة التي تتطلع إلى تبسيط حساباتها المستحقة الدفع. فمع أتمتة حسابات TROY FlexPay الدائنة الدائنة لم يعد تتبع أوامر الشراء والفواتير وإدخال البيانات يدوياً أمراً مقلقاً. من خلال دمج TROY FlexPay مع بيانات البائعين في QuickBooks، يمكنك البدء في الدفع للبائعين بالطريقة التي تريدها من منصة واحدة فقط. يمنحك TROY FlexPay القدرة على اختيار تسوية فواتيرك عن طريق ACH أو الشيكات الرقمية أو الشيكات المطبوعة أو خدمة استيفاء الشيكات. 

يتمتع TROY FlexPay بالعديد من المزايا، ولكن هناك 5 مزايا أساسية تستحق الإشارة إليها منذ البداية.

مركزية العملية: إن جمع جميع الفواتير وبيانات الحسابات الدائنة في منصة مركزية أو طائرة واحدة حيث تمنحك نظرة بسيطة على عشرات الفواتير واتفاقيات الدفع، يبسط العملية على الفور. يمنحك TROY FlexPay عرضًا مركزيًا يمكّنك من عرض فواتير شركتك ومتطلبات الموافقة وتعليمات الدفع. وهذا يضمن لك دائماً التحكم الكامل في بيانات وعملية الحسابات المستحقة الدفع الخاصة بك. وبالتالي، التخلص من بعض التحديات المرتبطة بتتبع الفواتير وأوامر الشراء.

أتمتة إدخال البيانات: تتمثل إحدى المزايا الرئيسية التي يقدمها لك TROY FlexPay في استخدام الأتمتة لإدارة إدخالات البيانات المستقبلية وأوامر الشراء والحسابات. تعمل الاستفادة من الأتمتة على حل التحديات التي تواجهها الشركات الصغيرة والمتوسطة في عملية الحسابات المستحقة الدفع مثل الأنشطة كثيفة العمالة والمستهلكة للوقت المرتبطة بالإدخال اليدوي للبيانات. تقلل الأتمتة أيضًا من احتمالية حدوث أخطاء في الحساب بسبب الإدخال اليدوي للبيانات وتسوية الحسابات. يرتقي نظام TROY FlexPay بالأتمتة إلى مستوى أعلى من خلال تزويدك بتذكيرات تلقائية لضمان عدم نسيان أي مدفوعات أو أوامر شراء أو اتفاقيات. وبالتالي، يضمن لك الوفاء باتفاقياتك والحفاظ على علاقة إيجابية بين المورد والمتلقي.

إعداد التقارير التفصيلية: يمكّنك TROY FlexPay من الاحتفاظ بسجلات دقيقة لجميع بيانات الحسابات المستحقة الدفع. يوفر الوصول إلى كل من البيانات الحالية والتاريخية لشركتك أساساً لتحليل معاملاتها والتنبؤ بالمشتريات المستقبلية. كما يضمن إعداد التقارير التفصيلية أيضاً المساءلة داخل الشركة من خلال الوصول إلى بيانات المعاملات من تواريخ محددة، ومن الذي أذن بمدفوعات محددة، وإلى أي بائعين. تزيد الشفافية المرتبطة بالتقارير التفصيلية من جاهزيتك للتدقيق وتزيل الأخطاء.

إدارة البائعين: إن بناء علاقة رائعة وجديرة بالائتمان مع مورديك يضمن استمرار تدفق المواد الخام أو العناصر اللازمة للحفاظ على ربحية عملك بشكل مستمر. يضمن لك نظام TROY FlexPay إمكانية الوصول إلى تفاصيل البائعين في الوقت الفعلي، وتعديل تفضيلات الدفع، وتوصيل هذه التفضيلات إلى البائع، وتبسيط عملية الدفع بأكملها. وبالتالي، مع TROY FlexPay، يمكنك إقناع البائعين بأن إرسال الفواتير الرقمية من خلال القنوات الصحيحة يضمن حصولهم على مستحقاتهم في الوقت المحدد ووفقًا للاتفاقيات المسبقة.

إدارة مدفوعات الشيكات: تتمثل إحدى الميزات المبتكرة لتطبيق TROY FlexPay في قدرته على دعم خيارات الدفع بالشيكات. فباستخدام التطبيق، يمكنك اختيار إنشاء شيكات رقمية أو فعلية وفقاً لمتطلبات البائع الخاص بك. إن مرونة الدفع بالشيكات التي يوفرها التطبيق هي ميزة فريدة من نوعها ترفعه إلى مستوى أعلى من المنافسة. تدعم مجموعة TROY أيضًا خيار الدفع بالشيكات من خلال تزويدك بخيار الاستعانة بمصادر خارجية لإنشاء شيكات آمنة لنا. مع أكثر من 60 عامًا من تأمين صناعة دفع الشيكات، يمكنك الاطمئنان إلى أن شيكاتك ستكون آمنة من الاحتيال باستخدام أحدث التقنيات.

TROY FlexPay و QuickBooks

يتكامل برنامج TROY FlexPay بسلاسة مع حلول QuickBooks المكتبية والإلكترونية لتأمين خيارات الدفع الخاصة بك. تضمن لك المركزية والأتمتة والمزامنة مع QuickBooks إمكانية التخلص من حوالي 60% من الوقت الذي تقضيه في إدارة العمليات الدائنة للحسابات. أدخل الأتمتة والرقمنة إلى عمليات الحسابات الدائنة الخاصة بك عن طريق الاشتراك اليوم. لراحتك القصوى، يتوفر TROY FlexPay على متجر تطبيقات QuickBooks.

لمزيد من المعلومات عن، قم بزيارة الموقع الإلكتروني المخصص لـ FlexPay هنا.