ما هي التكلفة الحقيقية لطباعة الشيكات؟

معظم الشركات ليست خبيرة عندما يتعلق الأمر بطباعة الشيكات، وقد يتسبب خطأ واحد صغير في رفض البنك لعملية الدفع. لا داعي لأن يقلق عملاء TROY بشأن هذا الأمر، حيث يتوفر خبراؤنا للمساعدة في عملية طباعة الشيكات وفوائد توفير التكاليف للقيام بذلك بأكثر الطرق أمانًا. 

عندما أتحدث مع العملاء الحاليين الذين يبحثون عن طرق لتحديث معالجة المدفوعات وعندما أتحدث إلى العملاء المحتملين حول الموضوع الواسع لطباعة الشيكات، أطرح دائماً السؤال نفسه أولاً.

"كم تنفق على كل شيك تتم معالجته اليوم؟"

وبدون أن تفشل، دائمًا ما تكون الإجابة هي نفسها تقريبًا، "لا أعرف" أو بعض الاختلافات الغامضة. لا تفهمني بشكل خاطئ، فهذه إجابة مفهومة تماماً ومعقولة على السؤال. فعدد كبير من عملاء TROY لا يعملون في مجال إنشاء الشيكات، بل هو عمل روتيني ضروري، وهي مهمة يجب القيام بها لتمكين الأعمال الأساسية. هناك أيضًا فكرة أن "الشيك هو شيك هو شيك". لا يوجد شيء أكثر من ذلك، هناك طريقة واحدة لإنشاء شيك للدفع لشخص ما. مع وضع كل ذلك في الاعتبار، سأبدأ سلسلة مصغرة من منشورات المدونة لاستكشاف تكاليف طباعة الشيكات ومعالجة المدفوعات وكيفية تقليل جميع التكاليف المرتبطة بها.

قامت مجموعة TROY Group بتطوير العديد من التقنيات الجديدة لزيادة أمان الشيكات، وتقليل التكلفة في معالجة المدفوعات، وحتى مساعدة الشركات على الانتقال بسهولة من العمليات القديمة إلى طرق حديثة موفرة للتكاليف لطباعة الشيكات. ولكن، قبل أن تتمكن الشركة من تحديث سير عملها بثقة، من الضروري فهم سير العمل الحالي والتكاليف المرتبطة به. 

دعونا نبدأ من البداية...

ما الذي يدخل في تكلفة طباعة الشيكات؟ أولاً، من المستحيل أن تكون دقيقاً تماماً في هذا الموضوع. تختلف التكاليف التشغيلية من شركة إلى أخرى، ولا أريد أن أفترض وضعك الخاص. لذلك، سأقوم بوضع افتراضات عامة وسأبذل قصارى جهدي لإعطاء مجموعة من التقديرات التي تهدف إلى تطبيقها على جميع أنواع الأعمال. الهدف من سلسلة المدونات هذه هو تزويدك بمعلومات حول طباعة الشيكات التي ستساعدك على التحكم في تكاليفك.

ينتج عن بحث سريع على الإنترنت نطاق واسع معطى يتراوح بين 4 إلى 20 دولاراً لكل شيك مطبوع - وفي بعض الحالات قد يكون النطاق أوسع قليلاً. على الرغم من أن معظم الأرقام المقتبسة من مصادر مختلفة غير مفسرة حقاً. ليس لدي مصلحة في ذكر رقم بعنف كدافع نحو البيع. أريد تفصيلاً حقيقياً لما قد تكلفه طباعة الشيك.

يكلف الشركات من 200 دولار إلى 1000 دولار شهرياً لإرسال 50 شيكاً.

ليس من الضروري أن يكون الأمر على هذا النحو، ولكن علينا أولاً أن نفهم لماذا هو على هذا النحو.

القواعد

دعونا نضع بعض القواعد الأساسية، افتراضاتي لاستكشاف تكاليف التحقق من الطباعة:

• لن أدرج تكلفة الطابع/البريد.

  • في رأيي أن تجميع تكلفة الإرسال البريدي في تكاليف الشيكات، على الرغم من أنه أمر يجب أخذه بعين الاعتبار، إلا أنه مشكلة في عملية الإرسال البريدي أكثر من كونه مشكلة طباعة الشيكات.

 

• سأفترض 50 شيكاً شهرياً.

  • إنه رقم يسهل تصوره وإجراء العمليات الحسابية حوله. كما أنه يمثل على نطاق واسع حجم الشيكات التجارية الصغيرة.

 

• سأركز على التكاليف "الصعبة" لطباعة الشيكات.

  • مثال على التكلفة الصعبة هي المواد الاستهلاكية (الورق، الحبر، إلخ).

 

• سأتطرق إلى موضوع التكاليف "الناعمة".

  • ستكون تكلفة/ساعات العمل مثالاً على التكلفة "الناعمة". وأنا أصفها بأنها تكلفة "ناعمة" لأنها تختلف من شركة إلى أخرى، كما أن مدى اعتبار العمالة الحقيقية تكلفة من قبل القيادة يختلف أيضاً.

  • سوف أناقش بشكل عام فقط وقت العمالة المستغرق في طباعة الشيكات. أعتقد أنه مهم، ولكن ليس لدي الكثير لأقوله عن تكاليف العمالة المحددة. أريد فقط تسليط الضوء عليها للنظر فيها.

  • لا أريد أن أفترض الكثير عن تكاليف العمالة الخاصة بك.
    

 

• سوف أقتبس الأسعار من كبار تجار التجزئة على الإنترنت وما يمكنك العثور عليه في المتجر الفعلي.

  • هدفي هو مناقشة نطاق واقعي يقع فيه معظم قادة الأعمال عند شراء مواد لطباعة الشيكات.

  • بالطبع، ستتغير الأسعار بسبب المبيعات أو ضغوط السوق أو أي ظروف أخرى لا يمكن معرفتها. ومع ذلك، فإنني أهدف إلى تقديم رؤية صادقة لتكاليف طباعة الشيكات التي قد تتكبدها معظم الشركات.

الورقة

تستخدم معظم الشركات الصغيرة مخزون الشيكات المطبوعة مسبقاً لطباعة شيكاتها. بشكل عام، هذا لأنها أسهل طريقة للشركات لمعالجة الشيكات وإرسالها بالبريد. ونادراً ما تكون، إن وجدت، الطريقة الأكثر فعالية من حيث التكلفة. إلا أن الأمر منطقي؛ فمعظم الشركات ليست خبيرة عندما يتعلق الأمر بطباعة الشيكات، ومن السهل أن تفعل شيئاً يرفضه البنك. لا داعي لأن يقلق عملاء TROY بشأن هذا الأمر، حيث يتوفر خبراؤنا للمساعدة في عملية طباعة الشيكات.

ستختلف الأسعار من بائع لآخر والخيارات مهمة؛ ومع ذلك، هذا هو النطاق المتوقع من الخيارات المنخفضة إلى الخيارات المرتفعة بافتراض أنك تشتري 150 شيكًا مطبوعًا مسبقًا في المرة الواحدة (أو حوالي 3 أشهر لطباعة 50 شيكًا في الشهر).

التكاليف الخفية لمخزون الشيكات المطبوعة مسبقاً

بصرف النظر عن التكلفة الشاقة لمخزون الشيكات المطبوعة مسبقًا، هناك خطر السرقة والفقدان المرتفع. من الصعب تحديدها كمياً، ولكن هناك وقت ومال كبير يتم إنفاقه على إدارة التحكم في مخزون الشيكات المطبوعة مسبقاً قبل النظر في تكلفتها الاستهلاكية. ثم التكلفة التي تتكبدها شركتك إذا قام شخص ما بسرقة ورقتين وصرف شيكات من حساباتك.

الظرف

هناك مجموعة من الخيارات لهذا الغرض، ووضع النوافذ، وميزات الأمان، والختم الذاتي لها تأثيرات على التكلفة. وكما هو الحال بالنسبة لمخزون الشيكات المطبوعة مسبقاً، أفترض وجود 250 ظرفاً:

قد يكون من الصعب تقدير سعر الأظرف. على عكس مخزون الشيكات المطبوعة مسبقًا، تكون المخاطرة أقل بكثير، لذلك من الأسهل قليلاً الشراء بكميات كبيرة مما يقلل من تقديرات التكلفة لكل وحدة. يمكنك أيضًا اختيار العديد من الميزات المتطورة من وضع النوافذ إلى الأمان. سيكون لكل اختيار تأثير كبير على التكلفة النهائية. 

الطابعة

هذا هو المكان الذي تصبح فيه تقديرات الأسعار أكثر صعوبة. قد يؤدي شراء طرازات طابعات MICR الأرخص ثمناً إلى توفير بعض المال مقدماً لشركتك، ولكنك تواجه خطر حقيقي جداً من الأعطال الميكانيكية. فالطابعة التي لا تعمل، في أفضل الأحوال، لا يمكنها طباعة مدفوعاتك المهمة، مما قد يتسبب في التأخير وربما في فرض رسوم أو ما هو أسوأ من ذلك - الحاجة إلى استبدال الطابعة قبل سنوات من الوقت المحدد في الميزانية. هذا دون ذكر التكاليف الخفية في خطط الخدمة والدعم الضعيف من البائع.

الحبر

حبر MICR هو ما يهم حقًا لطباعة الشيكات. لا تتطلب البنوك استخدام حبر MICR فحسب، بل هناك مواصفات جودة مطلوبة أيضًا، فليس كل حبر MICR متماثلًا. إن الحصول على حبر MICR رخيص الثمن ينطوي على مخاطر انخفاض الإنتاجية أو الرفض من قبل البنوك لعدم تلبية المتطلبات. كلا السيناريوهين سيكلف عملك الوقت والمال. ومع ذلك: 

ضعها معًا!

أريد أن أكون واضحًا جدًا بشأن هذه التقديرات. هذا هو فقط الحد الأدنى المطلق لتكلفة كل شيك، بل أكثر من ذلك، هذا سيناريو حالة استخدام مثالية. لا أستطيع أن أفكر في أي عملية أو سير عمل يعمل بشكل مثالي، وهذا ليس انعكاسًا للعالم الحقيقي. هذه نقطة بداية. فيما يلي قائمة غير مكتملة بالأشياء التي يمكن أن تحدث وتؤثر على تكاليف طباعة الشيك:

• تتمزق الأظرف ولا يمكن استخدامها.

• تنحشر الطابعات في بعض الأحيان في الطباعة مما يؤدي إلى تلف مخزون الشيكات باهظ الثمن.

• يمكن أن يتسبب الخطأ البشري في جميع أنواع إعادة الطباعة.

• إنتاجية الحبر هي مجرد تقديرات.

• تتعطل الطابعات/الآلات طوال الوقت.

ثم هناك تكاليف العمالة، والوقت الضائع في استبدال الأجزاء، والتأخير/الرسوم الناجمة عن التأخر في تسليم مخزون الشيكات أو الحبر. تختلف قائمة التكاليف من شركة لأخرى، لكنها سرعان ما تضاعف أو تضاعف تكلفة كل شيك مطبوع مرتين أو ثلاث مرات. بمجرد أن تنظر إلى التكاليف الحقيقية لطباعة الشيكات لشركتك، يمكنك بسهولة إنفاق 150 إلى 200 دولار شهرياً فقط لطباعة 50 شيكاً على المواد الاستهلاكية فقط. عندما تقوم بتضمين تكلفة العمالة / الوقت وحساب تكلفة الإرسال بالبريد، فإنك تقترب بسرعة من نطاق الصناعة من 200 دولار إلى 1000 دولار لتكلفة 50 شيكاً.

من المهم تسليط الضوء على التكاليف الحقيقية لطباعة الشيكات. من السهل افتراض أنها تكلفة منخفضة لأنها مجرد شيك، قطعة من الورق. على الرغم من أنها قطعة ورق بالغة الأهمية. في كثير من الأحيان قد تعتبر الشركة الحاجة إلى إرسال الشيكات بالبريد مجرد تكلفة لممارسة الأعمال التجارية. بالإضافة إلى ذلك، فإن البنوك تجعل الشيكات معقدة، لذلك لا يستحق الأمر الجهد المبذول لإيجاد طريقة أفضل.

هذا كله غير صحيح.

هناك طرق أفضل لطباعة الشيكات التي تتوافق مع المعايير المصرفية مع توفير أموال شركتك. يساعد الخبراء في مجموعة TROY Group الشركات الصغيرة والكبيرة كل يوم في طباعة الشيكات ومعالجة المدفوعات وتأمين المستندات. في الجزء التالي من سلسلة المدونة هذه، سوف أستكشف بدائل طباعة الشيكات التي تستفيد منها العديد من الشركات بالفعل بمستويات متفاوتة من النجاح. قد تكون على دراية بالفعل بالشيكات الإلكترونية أو الشيكات الرقمية ولكن هل أنت على دراية بالشيكات الإلكترونية أو الشيكات الرقمية؟ هل تعرف الرسوم المرتبطة بهذه الأنواع من الدفع؟ سأناقش هذه الأمور وغيرها في المرة القادمة!