ما هو أمن المستندات؟ 

كم عدد المرات التي تشارك فيها مستنداتك الشخصية؟

تخميننا سيكون في كثير من الأحيان. سواء كنت تبدأ وظيفة جديدة في شركة، أو تحصل على رخصة زواجك، أو تقوم بإعداد ضرائبك عبر الإنترنت - تتم مشاركة معلوماتك الشخصية، سواء كانت مادية أو من خلال السحابة.

يمكن أن تكون مشاركة المستندات من خلال السحابة أمرًا مزعجًا، ولكن في الوقت نفسه يمكن أن تكون مشاركة المستندات المطبوعة كذلك. يستخدم المجرمون تكنولوجيا جديدة ومتطورة لارتكاب عمليات الاحتيال، ويصبح من السهل عليهم القيام بذلك. مع وضع كل هذا في الاعتبار، كم مرة نفكر في أمن المستندات؟

أمن المستندات مهم بشكل خاص للشركات والوكالات الحكومية على حد سواء التي تتعامل مع كميات هائلة من المعلومات الحساسة يومياً. تحتاج هذه المؤسسات إلى إعطاء الأولوية للتدابير القوية لحماية سلامة البيانات وسريتها الآن أكثر من أي وقت مضى.

ما هو أمن المستندات؟

يتضمن أمن المستندات تنفيذ تدابير لحماية المعلومات الحساسة الموجودة في المستندات المادية والرقمية. ويشمل ذلك مجموعة من التدابير الوقائية مثل التشفير وضوابط الوصول وبروتوكولات المصادقة. ومع تطور التكنولوجيا، تتطور الأساليب والأدوات المتاحة لضمان سرية وسلامة وتوافر البيانات الهامة.

ما هي المخاطرة بدون أمن المستندات؟

تقوم العديد من المؤسسات بنقل بياناتها ومستنداتها إلى السحابة. يتيح ذلك مشاركة أسرع من خلال السحابة العامة والخاصة. كما يسمح بالمشاركة في البيئات المحلية. في حين أن المشاركة السحابية السريعة فعالة، إلا أنها يمكن أن تزيد من عدد المستخدمين المحتملين الذين يمكنهم الوصول إليها.

بالإضافة إلى الاحتيال في المستندات الرقمية، يعود الاحتيال في المستندات المادية. يلجأ المحتالون إلى الحيل القديمة مثل التزوير والتزييف. يستخدم الأشخاص المواد الكيميائية أو أدوات تحرير الصور مثل Photoshop لسرقة السجلات وتغييرها. وهم يفعلون ذلك لإنشاء كشوف حسابات بنكية وبطاقات هوية ونماذج ضريبية ووثائق أخرى مزورة.

بعض الوثائق الصادرة عن الحكومة، مثل شهادات الميلاد، يمكن أن تكون خطيرة للغاية إذا حصل عليها مجرم. فهي بمثابة أبواب لمعلوماتك الشخصية، تُستخدم للدخول إلى ملفات أخرى وحسابات مصرفية وحسابات بريد إلكتروني.

قد يكون من الصعب اكتشاف هذه الأنواع من التعديلات، وهو ما يوضح سبب ارتفاع نسبة الاحتيال في المستندات بنسبة 79% في عام 2022.

مع تزايد كمية البيانات والمعلومات الحساسة التي تنتجها الشركات والوكالات الحكومية كل عام، فإن وجود تدابير أمنية قوية لكل من المستندات المادية والرقمية أمر في غاية الأهمية. 

ميزات أمان المستندات الشائعة

• العلامات المائية: تُستخدمالعلامات المائية المضمنة في المستندات المطبوعة كوسيلة ردع مرئية وميزة توثيق. يمكن للمخصصين إضافة شعارات أو نصوص لجعل تقليدها صعباً على المزورين.
  
  

• الميزات الواضحة للعبث: توفر إضافة ميزات واضحة للعبث إلى ملفيوفر أمانًا إضافيًا من خلال إظهار ما إذا كان قد تم العبث بها. ويمكن أن يشمل ذلك أحباراً خاصة أو عناصر ثلاثية الأبعاد أو ثقوباً.
  
  

• الطباعة الآمنة: تستخدم الطباعة الآمنة قوائم انتظار مشفرة وعناصر تحكم في الوصول لضمان أن الموظفين المصرح لهم فقط هم من يمكنهم طباعة المستندات الحساسة.

أهمية أمن الوثائق بالنسبة للشركات والوكالات الحكومية

• السرية والثقة: غالباً ما تتعامل الشركات والوكالات الحكومية مع معلومات سرية وسرية. إن ضمان سلامة البيانات السرية أمر بالغ الأهمية للحفاظ على الثقة مع العملاء وأصحاب المصلحة والمواطنين.

• متطلبات الامتثال: تخضع العديد من الصناعات لمتطلبات تنظيمية صارمة فيما يتعلق بالتعامل مع المعلومات الحساسة وتخزينها. يمكن أن يؤدي عدم الامتثال إلى عواقب قانونية وخيمة ويضر بسمعة المؤسسة.

• حماية الملكية الفكرية: تستثمر الشركات بكثافة في البحث والتطوير. ويعد أمن الوثائق أمراً حيوياً لحماية الملكية الفكرية ومعلومات الملكية من الوصول غير المصرح به أو السرقة.

كيف يمكن لحلول TROY لأمن المستندات أن تساعدك

تقدم شركة TROY، الشركة الرائدة في مجال حلول أمن المستندات، منتجات مبتكرة مصممة لتعزيز حماية المستندات المطبوعة والرقمية.


برنامج SecureDocs Sentry: يوفر برنامج TROY's SecureDocs Sentry من TROY مستوى متقدمًا من أمان المستندات من خلال ميزات مثل التسلسل والطباعة الدقيقة والترميز الشريطي والعلامات المائية وغير ذلك الكثير، على أي مستند. وهذا يعني أن شهادات الميلاد، وكشوف الحسابات المصرفية، والسجلات الضريبية، والسجلات الأكاديمية، ورخص القيادة، وما إلى ذلك.


يؤمن برنامج SecureDocs Sentry كلاً من المستندات المطبوعة والرقمية. من خلال الجمع بين SecureDocs Sentry وطابعات TROY بالأشعة فوق البنفسجية والحبر الخاص بـ TROY، يمكنك طباعة الأمان الذي قمت بإنشائه لمستندك، بحيث لا يعود هناك أي قلق من السرقة أو التغيير أو التزوير.

منتجات أمان المستندات الأخرى من TROY:

حبر مقاوم للتزوير: بالنسبة للمستندات المطبوعة، تم تصميم مسحوق الحبر المقاوم للاحتيال من TROY لمقاومة محاولات التغيير أو الاستنساخ. تضيف هذه التقنية طبقة دفاعية ضد الأنشطة الاحتيالية مثل التغيير الكيميائي عن طريق نزف اللون الأحمر وهو مصدر قلق سائد في مختلف القطاعات.


أحبار وأحبار TROY الأمنية: تضيف أحبار وأحبار الأمان الحاصلة على براءة اختراع طبقة خفية من الأمان لمستنداتك عالية القيمة. اجعل المصادقة سهلة والتزوير صعبًا عن طريق إضافة طبقات علنية وخفية من الأمان التي تضيء باللون الأزرق مع ضوء التحقق من الأشعة فوق البنفسجية الصحيح.


طابعات TROY UV: يمكن لطابعات TROY المحسّنة بالأشعة فوق البنفسجية من HP طباعة العلامات المائية الديناميكية بالأشعة فوق البنفسجية التي تم إنشاؤها في قالب SecureDocs Sentry على الورق.

لا يمكن التقليل من أهمية أمن المستندات في المشهد الحالي القائم على البيانات. يجب على الشركات والوكالات الحكومية اعتماد حلول شاملة للتخفيف من المخاطر وحماية المعلومات الحساسة. إن التزام شركة TROY بالابتكار، الذي يتجسد في الحبر المقاوم للاحتيال وبرنامج SecureDocs Sentry، يضعها كحليف موثوق به في المعركة المستمرة ضد انتهاكات البيانات والوصول غير المصرح به. إن تبنّي هذه الحلول ليس مجرد إجراء استباقي؛ بل هو استثمار استراتيجي في مرونة أي مؤسسة واستمراريتها.