هل ستعود إلى المكتب في عام 2025؟ إليك ما ستحتاج إليه

Uh-oh. It seems like the days of working remotely, whether full time or on a hybrid schedule, are coming to an end. 

في وقت سابق من هذا الخريف، أعلنت شركتان كبيرتان هما Amazon وDell عن إلزام موظفيهما بالعمل في المكاتب بدوام كامل.

هل الموظفون مستعدون للعودة؟

يمثل هذا التحول انتقالًا كبيرًا إلى روتين العمل الذي كان سائدًا قبل الجائحة ويثير تساؤلات حول ما إذا كانت الشركات الأخرى قد تحذو حذوها. بالنسبة للموظفين، فإن الاستعداد لهذا التغيير ينطوي على أكثر من مجرد تعديل جداول أعمالهم - فهو يعني أيضاً تجهيز أنفسهم باللوازم المكتبية المناسبة لضمان انتقال سلس.

التأثير المضاعف لقادة الصناعة

من المرجح أن يؤثر قرار شركتي Amazon وديل بإعادة الموظفين إلى المكتب بدوام كامل على الشركات الأخرى التي تفكر في اتخاذ خطوات مماثلة. يستشهد قادة الصناعة هؤلاء بعدة أسباب لهذا التحول، بما في ذلك تعزيز التعاون، وتحسين ديناميكيات الفريق، والتبادلات الإبداعية العفوية التي تحدث بشكل طبيعي أكثر في العمل عن بُعد. ومع وضع هذه الشركات العملاقة للمعايير، قد تعيد الشركات الأصغر أيضًا النظر في سياسات العمل عن بُعد لتعزيز بيئة عمل أكثر تماسكًا وديناميكية.

ولكن، مع عمل الموظفين من المنزل لفترة طويلة، فإن السؤال الحقيقي هو - هل المكاتب جاهزة لعودة الموظفين من المنزل؟ 

قد يبدو هذا سؤالاً غريباً، لكنه سؤال حقيقي. هل هذه المكاتب المهجورة سابقًا مجهزة بجميع المعدات التي يحتاجها الموظفون لكي يسير كل شيء بسلاسة بمجرد عودتهم؟ قد لا تكون كذلك. 

إذن، ما الذي تحتاجه المكاتب؟ 

العودة إلى المكتب بدوام كامل: ما الذي ستحتاجه.

إذا كنت تعمل في قسم الحسابات الدائنة أو كشوف المرتبات أو الموارد البشرية أو القطاع المصرفي أو أي قسم آخر يتطلب منك ومن فريقك طباعة الشيكات أو إرسال الفواتير والمستندات بشكل مادي أو رقمي، فستحتاج إلى التأكد من أن معداتك الداخلية محدثة ومتوافقة مع المعايير المصرفية وآمنة قدر الإمكان. 

برنامج طباعة وتحرير الشيكات عبر الإنترنت

إذا كنت تقوم بطباعة الشيكات من مكتبك، فأنت بحاجة إلى التأكد من أن البرنامج الذي تستخدمه أنت وفريقك محدث من أجل عودتك. قد تكون معظم التطبيقات المحلية قديمة إذا لم يتم الاعتناء بها منذ الخروج الجماعي من البيئات المكتبية. أنت بحاجة إلى أن يكون حل طباعة الشيكات الخاص بك قائمًا على السحابة مع سهولة التكامل مع نظام تخطيط موارد المؤسسات الحالي لديك. إن الأنظمة المستندة إلى السحابة مثل TROY AssurePay Check قابلة للتطوير عبر مواقع المكاتب، ويتم تحديثها تلقائيًا إلى أحدث الخوادم والتقنيات، لذلك لا داعي للقلق بشأن الصيانة في الموقع. 

باستخدام AssurePay Check، يمكنك بسهولة تحميل ملفات مجمعة كاملة، وإضافة توقيعات رقمية وشعارات الشركة إلى شيكاتك، ومعاينتها، وإرسالها إلى البنك لاختبارها، كل ذلك في مسار واحد. شاهد عرض توضيحي كامل للبرنامج هنا. 

مخزون الشيكات الفارغة

أفضل أنواع مخزون الشيكات وأكثرها أمانًا للشركات والبنوك من جميع الأحجام لاستخدامها هو مخزون الشيكات الفارغة، والتي تأتي كما تبدو - فارغة تمامًا بدون معلومات مطبوعة مسبقًا عن أرقام المحاسبة أو أرقام التوجيه المطبوعة عليها. يعد مخزون الشيكات الفارغة حلاً أكثر ديناميكية وفعالية من حيث التكلفة ومقاومة للاحتيال مقارنةً بالمخزون المطبوع مسبقًا. يأتي مخزون الشيكات المطبوعة مسبقًا مع معلومات حسابك المصرفي المطبوعة بالفعل على الورق، مما يسبب مشاكل في عمليات الاحتيال الداخلية والخارجية للشيكات. يمكنك قراءة المزيد عن مخزون الشيكات الفارغة مقابل مخزون الشيكات المطبوعة مسبقًا في منشور المدونة "اعرف الفرق" هنا.  

مسحوق الحبر الحبر

إذا كنت محترفاً في مجال المحاسبة أو الخدمات المصرفية، فمن المحتمل أن تكون على دراية تامة ب MICR. ولكن إذا كنت بحاجة إلى تذكير, MICR، أو التعرف على حروف الحبر المغناطيسي، هو نوع من الحبر المغناطيسي الذي يسمح بقراءة الشيكات ومعالجتها آلياً بدلاً من قراءتها يدوياً.

يعد MICR أحد متطلبات جمعية البنوك الأمريكية وكان كذلك لبعض الوقت. في حين أن العالم قد تغير ومعظم الشركات لديها خيارات عن بُعد بالكامل، قد تتساءل"هل لا يزال MICR مطلبًا في عام 2024 وهل سيكون كذلك في عام 2025؟ والإجابة هي نعم، لا يزال MICR مطلبًا، لذا فإن تطبيق MICR في مجموعة طباعة الشيكات عن بُعد أمر ضروري. 
 

ومع ذلك، فإن الأمان ضروري أيضًا لطباعة الشيكات، كما أن حبر وحبر MICR القياسي لا يقاوم هجمات الاحتيال الشائعة مثل غسل الشيكات - وهي مشكلة آخذة في التزايد.غسيل الشيكات هي عملية يقوم فيها المجرمون بغسل المعلومات بما في ذلك المبلغ واسم المستفيد وأرقام البنك والتوجيه، إلخ. لهذا السبب من المهم الطباعة باستخدام حبر MICR الآمن, وهو حبر TROY الحائز على براءة اختراع حبر MICR الذي يطلق صبغة حمراء عند محاولة أي نوع من أنواع غسل الشيكات، مما يؤدي إلى إفساد الشيك وتنبيه البنوك بالاحتيال. إذا لم تتم طباعة الشيك باستخدام حبر MICR Toner Secure من TROY، فلن يتمتع الشيك بالحماية اللازمة لمنع غسل الشيكات.

طابعة MICR مكتبية

من المحتمل أن يكون لدى مكتبك طابعات، ولكن منذ متى وأنت تستخدمها؟ الطابعات الأقدم أو الطابعات القديمة التي لم يتم تحديثها بأحدث البرامج الثابتة والأجهزة ليست فقط صعبة الاستخدام، بل يمكن أن تتسبب في حدوث خروقات أمنية. يمكن أن تكون الطابعات القديمة بوابات إلى شبكة شركتك حيث يسهل اختراقها. هذا مهم بشكل خاص لطباعة الشيكات، حيث تتم طباعة أرقام حسابات العملاء وتوقيعاتهم باستمرار. إذا كانت طابعات مكتبك تندرج ضمن هذه الفئة, فإن طابعات TROY HP MICR هي الخيار الأمثل للترقية.

Tتأخذ ROY طابعة HP القياسية وتعززها بميزات أمان مصممة خصيصًا لطباعة الشيكات. يمكن لطابعات TROY MICR المزودة بالفعل بأمان توقيع وولف من HP، طباعة خطوط MICR (أرقام المحاسبة والتوجيه) والخطوط في موضعها الدقيق، كما تتميز بتقنية استشعار الحبر وأقفال الدرج لتعزيز الأمان.

المعدات البريدية

والآن، إلى الجانب البريدي. بمجرد طباعة الشيكات الخاصة بك، ستحتاج إلى تعبئتها وإغلاقها في مظاريفك وإرسالها إلى المستلمين المناسبين. مع الزيادات المستمرة في أسعار الطوابع البريدية والامتثال لمعايير IMI المطلوبة لجميع عدادات البريد بحلول نهاية عام 2024، قد لا تتمكن حتى من ملء عداد البريد الخاص بك بالأموال. من المهم أن تبقى على اطلاع على آخر المستجدات، وأفضل طريقة للقيام بذلك هي الترقية إلى عداد بريد Pitney Bowes SendPro المتوافق مع IMI، وهو جهاز أنيق وم وفر للمساحة قائم على السحابة يقوم تلقائيًا بالتحديث إلى أحدث تكاليف الطوابع البريدية بحيث تدفع دائمًا المبلغ الصحيح. ناهيك عن توفير وقتك من الذهاب إلى مكتب البريد. 

تروي إلى جانبك

قد تبدو العودة إلى المكتب أمرًا مربكًا، ولكن مع حلول TROY المتكاملة داخل المكتب يمكن أن تجعل عملية الانتقال بأكملها سهلة وآمنة دون الحاجة إلى كسر البنك أو الحاجة إلى الترقية لسنوات قادمة. ما بين برنامج طباعة الشيكات الآمنة، ومخزون الشيكات الفارغة، وحبر MICR الآمن، وطابعات MICR المكتبية ومعدات البريد الحديثة، سيعمل مكتبك كآلة تعمل بشكل جيد. 

ابدأ بتصفح متجرنا لمعرفة الخيارات المناسبة لك.